2016年4月21日 星期四

幹事必看!用結婚典禮二次會的空暇時間靈活企劃的方法

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對新郎新娘而言,結婚典禮的二次會在人生中只有一次。擔任幹事的人,相信都是深受新郎新娘信賴,以「無論如何都想請〇〇(您本人)擔任幹事。」接受委託的吧。


「為滿足兩人的期待,二次會的企劃相當麻煩・・・。因為有工作,就算想要做出滿足新人期望的企劃實在是很困難啊!」有上述想法的人,敬請活用ChatWork!


使用ChatWork話,只要使用忙碌的日常生活中的空暇時間,即可企劃出讓新郎新娘滿意、一生滿懷謝意的二次會。


以ChatWork讓幹事間大量的雙向溝通一致化



受任二次會的幹事,首先先創幹事全體成員的ChatWork帳號吧!
ChatWork可完全管理準備二次會需要的資訊共享與商談、工作管理。


為企劃二次會的順序
(1)決定賓客人數、期望會場區域、舉行日、預算等概要
(2)列出符合概要條件的會場清單
(3)場勘列舉清單的會場後決定會場
(4)決定二次會的企劃內容
(5)準備遊戲與助興用獎品、道具


幹事需與新郎新娘商量決定的事如山多。每要決定什麼就得召集後開會,時間不夠、無法按照進度進行。


使用ChatWork,宛如集體會議一般,在ChatWork上順暢決定事項。


可在交談過程中限縮會場





設置ChatWork帳號後,以新郎新娘、幹事為成員設立群組聊天室。
接著,決定下列事項,限縮會場。
・日期時間:
賓客負擔較少的星期六較受歡迎,在設定時儘早預定會場。

・會場區域:
場所由地方來的交通便利的東京或品川、餐廳婚禮的休閒系列比較好等等。而且女性著洋裝・高跟鞋前來關係,離車站近的話就很令人高興。(受新郎新娘委託的場合)

・主題:
「想舉辦讓賓客感到溫馨的二次會」、「總之想舉辦氣氛熱烈、就像夜店那種讓人歡樂的二次會」等。

・賓客人數:
在東京都內不太有可容納超過100位的多人數會場,一口氣減少選項。

・預算:
賓客的會費含全部餐點嗎,還是多少錢由新人們付。另、賓客的會費設定為多少(行情一般多為5,000〜10,000日圓間)。

・助興:
助興舞蹈所需的空間,放映DVD則需要投影機與螢幕。

・新郎新娘想做的事:
結婚典禮僅限家人參加,所以在二次會想進行切結婚蛋糕儀式、想玩賓果遊戲、想給賓客小禮物等。




善用空暇時間在群組聊天室詢問新郎新娘想法。再三詢問下,限縮合適的會場。


限縮會場後去場勘一次場地。網路形象與實際情景印象會大不相同。實際看過覺得合適時立即預定日程。


另場勘時,收到的資料上傳至群組聊天室,之後便於重新討論。(智慧手機也可確認)


※iPhone/iPad App可由iTunes頁面,Android App可由Google play頁面免費下載。


以視訊通話決定演出的腦力激盪(Brainstorming)



如會場決定後,接著就是擬定計畫。

擬定計畫的重點為,


・確認會場的預約時間、掌握時間:
17:00簽到、17:30開始、19:30結束、20:00撤退等、確認整體的行程。


・決定演出、企劃:
最重要的部分。二次會最熱鬧的部分,不間斷讓全員皆可盡興。


・確認會場的桌位配置:
活動進行當中,可隨意更換座位好呢,還是交情好的人分配在附近的桌子好呢。


在決定演出與表演內容時,不是使用交談功能而是推薦以視訊通話進行溝通。


交談功能用在已經決定的事情上,適合用在共享資訊上、視訊通話時可看到手勢與表情關係,適合用來討商討想法與形象等較抽象的部分。ChatWork的通話功能因可共享畫面,可一邊展示想談的話題與形象一邊進行腦力激盪。


順帶一提猜謎類的表演,已經不在參加者群的人有容易變得不關心的傾向。為了讓全體成員都能樂於參與,一邊以交談與視訊通話商量、一邊試著複習猜謎的內容吧。


※何謂視訊通話:可免費與數名人士交談的功能


是否遺忘了呢?準備物品、攝影的



最後,一起來確認是否有遺忘的準備事項吧!


・是否忘記委託:
是否已委託擔任主持、受理簽到、攝影的人等等。另外備好主持人用的劇本較為貼心。


・是否有休息室:
有新郎新娘用的休息室即可由私服更換禮服。


・是否備妥零錢以備找零用:
會費不是收取整數的情形,一定需要準備零錢以備找零用。


・是否事先寄送必要用品到會場:
事先寄送獎品、獎品的目錄、歡迎看板等到會場比較好的場合,確認寄送、是否安全抵達。


如有遺漏的狀況,分配「工作」給承辦人員。這麼做的話就可看出誰到何時得做什麼,可預防遺漏的情形。


使用ChatWork製作的企劃,讓新郎新娘100%滿足的二次會





有如上述情形,使用ChatWork就可利用忙碌的空檔,企劃100%滿足新人需求的二次會。
受重要朋友委託擔任幹事的話務必使用ChatWork,請試著企劃超越新人期待的二次會。
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