2016年5月1日 星期日

決定運用規則後,ChatWork化為更強而有力的工具!①

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誠摯感謝您使用ChatWork!
在ChatWork自在的交談。

決定使用規則後,各位即可有效率地使用、將ChatWork的優點發揮最大極限。
初次使用ChatWork的人只要使用規則就可減少失敗、圓滑地開始交談,務必決定請先決定使用規則。

此回介紹一個例子供各位參考,設定所屬組織才用的使用規則吧!



使用規則例①試將群組聊天室的區分規則化



ChatWork便於使用的1點在於,想與大家共享那個話題、今天開始新的專案、與重要的顧客等臨機應變的業務狀況成立新的群組聊天室,聊天化迅速需要的成員。


因此,新增群組聊天室時,每次都會發生,因此區別群組聊天室規則實屬重要。
・群組聊天室名稱:命名規則
・圖示:選擇易識別的圖示
・成員:加入此群組聊天室的成員範圍
・群組聊天室的目的:共享資訊?交換意見?業務流程的一環?
・創群組聊天室的人:僅限承辦人員可創立群組聊天室的話,即可簡單貫徹規則。
・全員權限:想快速新增成員的群組聊天室將全體成員設為管理者等


再次介紹有關「聊天室名稱」,在ChatWork公司內部也在使用的「群組聊天室命名規則」。
例如專案管理使用的群組聊天室的聊天室名加上[PJ]等制定規則的話,以[PJ]為關鍵字搜尋的話,可於一覽列表中確認專案。


另不僅只是個別的業務,公司內部的建立類似下列群組聊天室,可有效促進內部溝通效率。


公司內部公告用的群組聊天室,將增加所有員工的發言者權限設為「成員」、其他人設為「僅可閱覽」
全體成員參加的群組聊天室中,針對訊息回覆訊息的話,全員都可看到回覆的訊息關係,確實告知目的時反而效率變好的情形。


在人事・個人資料1對1的聊天室中
更改地址、薪資明細通知、家人的扶養資訊等、員工的個人資料等相關事宜,新開員工與人資・總務部門的承辦人員1對1的聊天室。


而其他的情形,設置員工1對1交談的避風港,商量者與人資等承辦人員、或新開設可與企業專屬醫師1對1交談的聊天室。


在公司內也開心的話題
設立公司附近的午餐口耳評價資訊的統整群組聊天室、設定食物相關的圖示、權限設定為「成員」。推薦菜單裡置入【必推】等共通關鍵字也可以喔!


大家都在意公司附近的美食資訊吧!將各種照片的美食資訊集中到群組聊天室,大家的午餐時段就變得開心了呢。


使用規則例②試將表現方法規則化



剛開始使用ChatWork的新用戶,交談禮儀上在聊天室留言時,在導入時先告知基本規則吧!


另外藉由更改成員權限設定,可設定聊天與工作管理、檔案傳送的權限。配合群組聊天室的主旨更改看看吧!


以實際例子來看以下的狀況。


首先習慣聊天功能
初次使用ChatWork的人,試著一邊使用「TO」一邊進行交談。
依據需要頻繁使用表情符號,實際體會可在ChatWork輕鬆進行交談。


掌握各工具的使用方法前,首先對於工具的印象很重要。如能覺得「容易使用!」「好開心!」,即可跨越最初的難關。


確定的業務事項列於告示板
製作常用的文章範本,寫於右上的概要即可。如交談中有範本的話,以那為基礎的使用機會就會增加,可將交談標準化。


對寫文章不擅長而言,寫文章是花時間的事。沒有比「有想傳達的事情卻無法表現」的是更令人焦急、不耐煩的了!備好範本就可有效率的進行交談。


使用規則例③使用規則


要將ChatWork置於什麼樣的位置,使用時想想看規則吧。


不決定作業時間的話,就會演變成私人時間及夜間也積極工作的事態。移動時使用手機版ChatWork App的用戶也很多,也可設定「關閉通知」的時間。


以實際例子來看以下的狀況。


將營業時間+1小時設為ChatWork可聯絡的狀態
營業時間即將結束前有客訴進來,也許有「今天需處理」的狀況。考慮到那種情形,將ChatWork可聯絡的時間設長一點也是不錯。


負責人事先掌握緊急聯絡人的聯絡方式
也許天災等造成交通機關癱瘓的情形與喪假期間等無法預測的事情發生。決定突發狀況發生時的應對措施就可立即處理。


統一同步使用工具
使用ChatWork以外工具的情形,將ChatWork規定為大家共同使用的標準工具、掌握使用版本等。


例如,在ChatWork確認製作途中的檔案與溝通,完成的檔案儲存於Dropbox或Google Drive中共享。
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