位在新潟縣的kagayaki農園，繼電話、FAX之後，引進ChatWork作為「員工同仁聯絡方法」，提升了業務效率、促進員工一體化。
在此向負責引進ChatWork的立川先生詢問農園活用ChatWork的狀況。
在此向負責引進ChatWork的立川先生詢問農園活用ChatWork的狀況。
kagayaki農園
kagayaki農園是位在新潟縣的農業生產法人，種植米、甜玉米、山藥、芋頭等農作物。此外和附近約60間農家合作，經營「蔬菜直銷所」。
員工共有17名，分別是生產部20歲世代5名、30歲世代1名、50歲世代1名，販賣部20歲世代2名、30歲世代1名、40歲世代3名、50歲世代4名。
營業統籌部・立川和行先生
生產農作物、經營蔬菜直銷所的農業生產法人
請問農園四周的環境如何。
立川 : 整個農業界人員平均年齡67歲，逐漸朝高齡化發展。
許多農家不會使用電子郵件，對外聯絡幾乎都是透過電話或FAX。
大部分的農家白天都待在農地耕作，傍晚才會回到辦公室，確認FAX傳來的訂單。
我們農園也覺得電子郵件很難，不過有讓全體員工使用ChatWork。
Kagayaki農園經營的蔬菜直銷所。和附近約60間農家合作。
附近農家的農婦。農夫平均年齡為67歲，主要利用電話和FAX聯絡事情。
從事生產且同時對外販售的kagayaki農園，主要生產米等農作物。
「農業已來到需要使用電子郵件的時代。」
請問想透過ChatWork解決哪些難題。
立川 : 農家主要聯絡方式為電話和FAX，幾乎不使用電子郵件。
kagayaki農園也一樣，員工們不使用電子郵件，而是採用模擬作業的方式。
想要聯絡員工的時候會經由口頭或電話聯絡。在田地會操作割草機、插秧機等各種機械。
機械運轉過程中有電話打來，必須一邊操作機械一邊通話，非常危險。
每次接電話都要中斷作業，稍有不慎就可能引發事故。
此外，我們也面臨到辦公室收集到的資料，沒辦法順利傳送給生產部門的問題。
因此，考慮引進電子郵件作為農園員工的聯絡方式之一。
主要聯絡方式為電話，但為了避免發生危險，操作機械時沒辦法接電話。
已經討論是否使用電子郵件，但後來又決定引進ChatWork的理由是？
立川 : 決定引進ChatWork的關鍵，是想讓20歲世代～50歲世代、不論兼職還是全職，所有員工都使用ChatWork。ChatWork操作畫面簡單，不論是誰都能夠輕易上手，只要有智慧型手機，就算在田地裡面工作也能夠使用。其實，和其他業界相比，我們的員工並沒有特別擅長IT。像是讓生產部、販售部所有員工使用電子郵件，就會遇到一些問題。
農家員工使用電子郵件的困難點
- 很難做好「從聯絡人電子信箱清單中，找出想要寄送電子郵件的人的信箱」此一作業。
- 不會輸入電子郵件主旨。
- 不會使用聯絡人群組。
一開始是試著尋找能解決上述問題，且操作簡單的電子信箱軟體(讀取郵件的軟體)。在尋找過程中得知ChatWork，操作比電子郵件簡單，因此決定引進ChatWork。
連中高齡員工、出勤天數少的兼職員工都能輕鬆使用
利用哪一種裝置操作ChatWork？
立川 : 生產部門使用的裝置是智慧型手機，趁農務空檔確認聯絡事項。販售部門則是使用辦公室內的電腦。
生產部門趁農務空檔，利用智慧型手機聯絡業務。20歲世代的員工用手機拍下農作物成長過程，之後在生產部門的聊天群組討論處理疾病等的方法。
在辦公室內，40歲世代、50歲世代的員工也開始使用ChatWork。雖然覺得電子郵件很難，但ChatWork操作簡單，所以大家都會使用。
主要利用ChatWork聯絡哪些事情？
立川 : 透過ChatWork共享公司內部所有資料，而販售部門內部、生產部門內部的聯絡等，還有交換各個部門的資訊也是使用ChatWork。
透過ChatWork交換公司內部的資料
為什麼連中高齡員工、出勤天數少的兼職員工都會使用ChatWork？
立川：最重要的原因就是使用ChatWork制定營運計劃。管理者在員工開始使用ChatWork之前，必須事先完成必要的設定。創立必要的聊天群組、先指定參加的人員。例如「販售部門聯絡用」這個群組，會在員工開始使用ChatWork後，馬上將相關人員加入群組內，當A有事情要告訴B的時候，只要從「販售部門聯絡用」群組內的圖示選擇B，就可以直接聯絡B了。使用電子郵件時，很難「從電子信箱清單中找出B的電子信箱」，但ChatWork只要選擇圖示就好，連兼職員工都能輕鬆操作。
第二個重點就是不必輸入主旨。電子郵件必須輸入主旨，但ChatWork只需要在「目的明確的業務群組」直接輸入要聯絡的事情就好。花費的時間短，也不必花太多心思，連出勤天數少的兼職員工和50歲世代的員工都能上手。
只要選擇想要傳送訊息的人的圖示即可。不必輸入電子信箱，操作非常簡單。
可以根據目的創立多個群組，不必輸入傳送主旨。
共享輸入步驟，細節出錯率降低至只剩1/10
導入ChatWork後有什麼成效？
即時告知出貨日期變更等資訊
立川 : 必須立即向員工告知農產品的出貨時程才行。農產品出貨日期深受天候影響。馬上通知「田村先生的蕃茄從7月1日開始進貨。」等出貨資訊，並且準確傳達資訊給客戶知曉。
傳送輸入步驟的手冊，疏失降低至只剩1/10
立川 : kagayaki農園也會配送禮盒商品。禮盒商品是經由專用的系統輸入訂單。當輸入方式變更時，就算口頭告知、回頭去讀備忘錄等，也無法同時讓5名員工得知，其實我們覺得非常困擾。有些問題無法經由口頭傳送訊息了解，而備忘錄也沒有辦法回答疑問、傳送答案。在某個作業中，5人內只有2人能做得正確，如何傳送資訊成了一個大問題。此外，5人內有2人是出勤天數少的兼職員工，到目前為止，已經發生過兼職員工沒有注意到在未上班的期間內，業務變更了哪些項目。
後來，我們利用ChatWork共享使用手冊解決了這個問題。ChatWork會留下記錄，只有週末上班時，也能夠確認變更了哪些項目。結果，疏失降低至約1/10左右。現在也透過ChatWork提出改善方案。
利用照片記錄生產流程，並將照片運用在管理生產履歷上
立川：我們20歲世代的員工有5名，所以今後打算用照片記錄農作物成長過程，用ChatWork和全體員工討論處理病蟲害的方法等，藉此提升生產的技術。
連結在不同場所工作的員工，提升團隊力量
使用ChatWork後，心情變得如何？
立川 : 覺得「辦公室和田地、田地和田地。即使工作場所距離遙遠，依然能相互連結在一起！」，心情變得非常愉快。生產部門會到各個田地去，但能夠溝通「希望將那邊田地的肥料換到這邊使用」等資訊，將距離遙遠的田地連在一起。
另外，公司所有人員、kagayaki農園團隊之間，也覺得彼此緊緊相連。例如辦公室收集資訊後，以往該資訊只會停留在辦公室內，不會進一步傳送到辦公室以外的團隊，但現在則是能利用ChatWork傳送出去。我們沒有很會使用ChatWork，但在推動共享資訊、提升業務效率上的確獲得不錯的成效。
夢想是改革直銷所。只要有ChatWork就能夠實現夢想
今後想將ChatWork運用在哪些方面？
立川：我們的目標是直銷所團隊化。直銷所和約60間農家合作，只要他們也開始使用ChatWork，將掀起直銷所的革命浪潮。利用電話或FAX聯絡「石原先生，草莓沒辦法出貨嗎？」等，可能會發生「既然都打電話來了，那我乾脆問一下要中止出貨嗎。」，但如果使用ChatWork，就可以輕鬆詢問對方。只要有智慧型手機，連在田地裡都可以使用ChatWork，和以FAX為主的農家，以及短時間內沒辦法見到面的農家溝通。農夫平均年齡67歲，目前市面上也推出容易上手的智慧型手機，因此想推薦大家使用ChatWork。
我甚至覺得只要使用ChatWork，不必開發新系統，就能夠將業務範圍拓展到「樹葉之町 上勝町」等知名的地區。期待能夠像「今天沒有人能出貨菠菜嗎？」「可以出貨哦。」這樣輕鬆聯絡資訊的日子到來。
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