2017年1月16日 星期一

即時掌握農產品出貨狀況,疏失也降至1/10

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位在新潟縣的kagayaki農園,繼電話、FAX之後,引進ChatWork作為「員工同仁聯絡方法」,提升了業務效率、促進員工一體化。
在此向負責引進ChatWork的立川先生詢問農園活用ChatWork的狀況。


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kagayaki農園 

kagayaki農園是位在新潟縣的農業生產法人,種植米、甜玉米、山藥、芋頭等農作物。此外和附近約60間農家合作,經營「蔬菜直銷所」。
員工共有17名,分別是生產部20歲世代5名、30歲世代1名、50歲世代1名,販賣部20歲世代2名、30歲世代1名、40歲世代3名、50歲世代4名。

營業統籌部・立川和行先生



生產農作物、經營蔬菜直銷所的農業生產法人


請問農園四周的環境如何。

立川 : 整個農業界人員平均年齡67歲,逐漸朝高齡化發展。
許多農家不會使用電子郵件,對外聯絡幾乎都是透過電話或FAX。
大部分的農家白天都待在農地耕作,傍晚才會回到辦公室,確認FAX傳來的訂單。
我們農園也覺得電子郵件很難,不過有讓全體員工使用ChatWork。

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Kagayaki農園經營的蔬菜直銷所。和附近約60間農家合作。


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附近農家的農婦。農夫平均年齡為67歲,主要利用電話和FAX聯絡事情。


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從事生產且同時對外販售的kagayaki農園,主要生產米等農作物。


img_tel.jpgkagayaki農園主要聯絡方式也是電話和FAX。之後才加入ChatWork。


「農業已來到需要使用電子郵件的時代。」


請問想透過ChatWork解決哪些難題。

立川 : 農家主要聯絡方式為電話和FAX,幾乎不使用電子郵件。
kagayaki農園也一樣,員工們不使用電子郵件,而是採用模擬作業的方式。
想要聯絡員工的時候會經由口頭或電話聯絡。在田地會操作割草機、插秧機等各種機械。
機械運轉過程中有電話打來,必須一邊操作機械一邊通話,非常危險。
每次接電話都要中斷作業,稍有不慎就可能引發事故。
此外,我們也面臨到辦公室收集到的資料,沒辦法順利傳送給生產部門的問題。
因此,考慮引進電子郵件作為農園員工的聯絡方式之一。

img_riceplanting.jpg

主要聯絡方式為電話,但為了避免發生危險,操作機械時沒辦法接電話。


已經討論是否使用電子郵件,但後來又決定引進ChatWork的理由是?

立川 : 決定引進ChatWork的關鍵,是想讓20歲世代~50歲世代、不論兼職還是全職,所有員工都使用ChatWork。ChatWork操作畫面簡單,不論是誰都能夠輕易上手,只要有智慧型手機,就算在田地裡面工作也能夠使用。其實,和其他業界相比,我們的員工並沒有特別擅長IT。像是讓生產部、販售部所有員工使用電子郵件,就會遇到一些問題。

農家員工使用電子郵件的困難點

  • 很難做好「從聯絡人電子信箱清單中,找出想要寄送電子郵件的人的信箱」此一作業。
  • 不會輸入電子郵件主旨。
  • 不會使用聯絡人群組。

一開始是試著尋找能解決上述問題,且操作簡單的電子信箱軟體(讀取郵件的軟體)。在尋找過程中得知ChatWork,操作比電子郵件簡單,因此決定引進ChatWork。

連中高齡員工、出勤天數少的兼職員工都能輕鬆使用


利用哪一種裝置操作ChatWork?

立川 : 生產部門使用的裝置是智慧型手機,趁農務空檔確認聯絡事項。販售部門則是使用辦公室內的電腦。

img_chatwork_on_smartphone.jpg

生產部門趁農務空檔,利用智慧型手機聯絡業務。20歲世代的員工用手機拍下農作物成長過程,之後在生產部門的聊天群組討論處理疾病等的方法。


img_chatwork_on_pc.jpg

在辦公室內,40歲世代、50歲世代的員工也開始使用ChatWork。雖然覺得電子郵件很難,但ChatWork操作簡單,所以大家都會使用。


主要利用ChatWork聯絡哪些事情?

立川 : 透過ChatWork共享公司內部所有資料,而販售部門內部、生產部門內部的聯絡等,還有交換各個部門的資訊也是使用ChatWork。

10.jpg

透過ChatWork交換公司內部的資料


為什麼連中高齡員工、出勤天數少的兼職員工都會使用ChatWork?

立川:最重要的原因就是使用ChatWork制定營運計劃。管理者在員工開始使用ChatWork之前,必須事先完成必要的設定。創立必要的聊天群組、先指定參加的人員。例如「販售部門聯絡用」這個群組,會在員工開始使用ChatWork後,馬上將相關人員加入群組內,當A有事情要告訴B的時候,只要從「販售部門聯絡用」群組內的圖示選擇B,就可以直接聯絡B了。使用電子郵件時,很難「從電子信箱清單中找出B的電子信箱」,但ChatWork只要選擇圖示就好,連兼職員工都能輕鬆操作。
第二個重點就是不必輸入主旨。電子郵件必須輸入主旨,但ChatWork只需要在「目的明確的業務群組」直接輸入要聯絡的事情就好。花費的時間短,也不必花太多心思,連出勤天數少的兼職員工和50歲世代的員工都能上手。


img_chatwork_tofunction.jpg

只要選擇想要傳送訊息的人的圖示即可。不必輸入電子信箱,操作非常簡單。


img_chatwork_groupchat.jpg

可以根據目的創立多個群組,不必輸入傳送主旨。


共享輸入步驟,細節出錯率降低至只剩1/10


導入ChatWork後有什麼成效?

即時告知出貨日期變更等資訊
立川 : 必須立即向員工告知農產品的出貨時程才行。農產品出貨日期深受天候影響。馬上通知「田村先生的蕃茄從7月1日開始進貨。」等出貨資訊,並且準確傳達資訊給客戶知曉。


傳送輸入步驟的手冊,疏失降低至只剩1/10
立川 : kagayaki農園也會配送禮盒商品。禮盒商品是經由專用的系統輸入訂單。當輸入方式變更時,就算口頭告知、回頭去讀備忘錄等,也無法同時讓5名員工得知,其實我們覺得非常困擾。有些問題無法經由口頭傳送訊息了解,而備忘錄也沒有辦法回答疑問、傳送答案。在某個作業中,5人內只有2人能做得正確,如何傳送資訊成了一個大問題。此外,5人內有2人是出勤天數少的兼職員工,到目前為止,已經發生過兼職員工沒有注意到在未上班的期間內,業務變更了哪些項目。
後來,我們利用ChatWork共享使用手冊解決了這個問題。ChatWork會留下記錄,只有週末上班時,也能夠確認變更了哪些項目。結果,疏失降低至約1/10左右。現在也透過ChatWork提出改善方案。

利用照片記錄生產流程,並將照片運用在管理生產履歷上
立川:我們20歲世代的員工有5名,所以今後打算用照片記錄農作物成長過程,用ChatWork和全體員工討論處理病蟲害的方法等,藉此提升生產的技術。

連結在不同場所工作的員工,提升團隊力量


使用ChatWork後,心情變得如何?

立川 : 覺得「辦公室和田地、田地和田地。即使工作場所距離遙遠,依然能相互連結在一起!」,心情變得非常愉快。生產部門會到各個田地去,但能夠溝通「希望將那邊田地的肥料換到這邊使用」等資訊,將距離遙遠的田地連在一起。
另外,公司所有人員、kagayaki農園團隊之間,也覺得彼此緊緊相連。例如辦公室收集資訊後,以往該資訊只會停留在辦公室內,不會進一步傳送到辦公室以外的團隊,但現在則是能利用ChatWork傳送出去。我們沒有很會使用ChatWork,但在推動共享資訊、提升業務效率上的確獲得不錯的成效。

夢想是改革直銷所。只要有ChatWork就能夠實現夢想


今後想將ChatWork運用在哪些方面?

立川:我們的目標是直銷所團隊化。直銷所和約60間農家合作,只要他們也開始使用ChatWork,將掀起直銷所的革命浪潮。利用電話或FAX聯絡「石原先生,草莓沒辦法出貨嗎?」等,可能會發生「既然都打電話來了,那我乾脆問一下要中止出貨嗎。」,但如果使用ChatWork,就可以輕鬆詢問對方。只要有智慧型手機,連在田地裡都可以使用ChatWork,和以FAX為主的農家,以及短時間內沒辦法見到面的農家溝通。農夫平均年齡67歲,目前市面上也推出容易上手的智慧型手機,因此想推薦大家使用ChatWork。
我甚至覺得只要使用ChatWork,不必開發新系統,就能夠將業務範圍拓展到「樹葉之町  上勝町」等知名的地區。期待能夠像「今天沒有人能出貨菠菜嗎?」「可以出貨哦。」這樣輕鬆聯絡資訊的日子到來。

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