2017年3月7日 星期二

在TEDxKyoto成功的背後活躍,誰都能夠使用的ChatWork

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規模達到400人的活動「TEDxKyoto」非常成功。經營方面的志工們利用ChatWork,作為「專案管理、聯絡的方式」。在此詳細詢問經營上如何運用ChatWork。


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TEDxKyoto


TEDx是在全球各地舉辦,有著和TED主體相同風格的活動。由通過TED審核的團體,依據TED精神獨自經營。「x」代表獨自經營(x = independently organized event)。TEDxKyoto是株式會社Hatena代表董事近藤淳也,和立命館大學任教的Jay Klaphake,聯手於2011年創立,並在2012年9月16日舉辦第一次的活動。(取材時間:2012年10月)



                           總策展人                       大阪大學・工學研究科                 副教授 金谷一朗先生



知識的活動「TED」和西日本規模最大的「TEDxKyoto」


走在世界先端的思想家和執行家在「TED」分享經驗

金谷:TED是以「推廣新思惟(Ideas Worth Spreading)」為理念的非營利團體,每年在加州Long Beach舉辦TED Conference。走在世界先端的思想家和執行家們在TED演講18分鐘,分享自己的人生、體驗。之後,能在TED.com免費收看演講。演講者有比爾蓋茲(Bill Gates)、理查布蘭森(Sir Richard Branson)、飛利浦史塔克(Philippe Starck)等。

能在全球各地,體驗和TED相同風格活動的「TEDx」

金谷:TEDx是在全球各地舉辦,有著和TED主體相同風格的活動。由通過TED審核的團體,依據TED精神獨自經營。「x」即代表獨自經營(x = independently organized event)。

2012年9月16日、第1屆「TEDxKyoto」非常成功!

金谷:TEDxKyoto是株式會社Hatena代表董事近藤淳也,和立命館大學任教的Jay Klaphake,聯手於2011年創立,並在2012年9月16日舉辦第一次的活動。講師陣容只有豪華可言,有演講權威大師Garr Reynolds、宇宙電波工學學者的京都大學校長松本紘、芥川賞作家的平野啓一郎、社群媒體推廣者熊坂仁美等,總共21名。報名聆聽演講的人數超過300人,經營方面的志工超過100人,總參加人數超過400人的TEDxKyoto,是西日本規模最大的TEDx討論會。

TEDxKyoto的工作人員全部都是志工。
在Hatena近藤淳也的Twitter號召和大家口耳相傳之下,集結約100名志工的TEDxKyoto。

吸引了超過300人的聽講者,非常成功。


經營方面的工作人員約100人,都是自願參加活動,有一半第一次參加,外國人比率佔3成左右


請問TEDxKyoto的營運組織架構為何。

金谷:TEDx是遵循總部TED Conference的指南經營。工作人員的組成也以TED理念「多樣性」為目標,讓外國人、女性佔有的比率超過3成。所以,在超過100人的經營相關工作人員之中,有3成為外國人。此外,有一半的人沒有舉辦過活動的經驗,而且工作人員職業種類繁多,有和尚、咖啡大師、建築家、企劃公司代表人、攝影師、照護人員、出版社人員、國中教職人員、學生、高中生等五花八門,而且年齡層範圍廣大,10歲世代~40歲世代都有。

整個營運組織是以創立者Jay Klaphake為首,設置「經營小組」、「傳播小組」、「製作小組」3個團隊。我擔任「表演小組」的核心領導人,負責指揮制定節目和製作看板的設計事務、從舞台裝置涵蓋到影像製作的表演事務、選擇演講者的策展事務。全部都是由志工負責事務的TEDxKyoto,是各領域專家和學生真心熱情參與的「成人文化祭」。

(左側)TEDxKyoto講師之一的演講權威大師Garr Reynolds
(右側)圍著創立者Hatena近藤淳也和立命館大學Jay Klaphake,歡喜慶賀活動成功的工作人員們

img_tedxkyoto_intro2.png(左側)創業家&社群媒體推廣者的熊坂仁美
(中間)參加者對於京都才有的美輪美奐的表演讚嘆不已
(右側)超過300人的參加者專心聆聽演講




專案管理工具T(假名)使用困難,最終以失敗收場


在統一管理多達100人的志工時,專案管理上是採用什麼方法呢?

金谷:2011年10月成立組織,到我加入的2012年2月為止,是利用來自美國的專案管理工具T(假名)。不過,雖然只要了解IT就會使用,但對於其他人來說難以上手,我加入的時候,在使用T(假名)方面其實算是失敗的。



請問T(假名)失敗的原因是什麼?

金谷:我看過到目前為止輸入的內容後,認為正因為它是專案管理工具,所以大致上已經決定好哪一個地方要輸入什麼內容了,對於不習慣舉辦活動的人來說,會覺得很難使用。而且,大家各自用自己順手的Skype和Facebook等工具交換資訊後,只將結論輸入至T(假名),反而會因為不知道為何出現這個結論感到不安。T(假名)失敗後,主要利用社群網路服務,但畢竟不是專為工作設計的工具,常常會漏掉訊息。



不管是什麼職業,不必他人教導就能使用ChatWork


請問開始使用ChatWork的契機是什麼?

金谷:我檢驗過多個可以作為經營工具使用的工具軟體後,最後才開始使用ChatWork。經營工具必須具備有英語版本、能連結工作和承辦人、決定期限、有iPhone用版本等條件。拿來比較的軟體有G、C、E、R(全部都是假名)等。正在思考哪一款軟體「哪裡不適合」「有什麼不同」時,忽然想到自己有ChatWork的帳號,於是成員4人之間開始使用ChatWork。

在使用ChatWork的過程中,發現後面才加入的成員,也能夠取得目前為止所有的資訊。因此,我從自己領導的3個小組中,選出「表演小組」開始使用ChatWork,之後3個小組、全部約40人的工作人員開始使用ChatWork。會話一開始是使用日語,中途才轉換成英語。

ChatWork和其他工具相比,設計偏於簡單,所以初期對它沒有太大的期待,但現在回想起來,它的確是各種不同立場的人,不必他人教導,就可以理解使用方式的軟體。


重點就是時間軸只有1個,簡單易懂。只要讀取,頭腦就可以整理事件始末!


既然其他的工具NG,那為什麼誰都可以使用ChatWork呢?

金谷:我想是因為一個專案只有1個時間軸吧。對於1個工作只有1種輸入方式,初期看起來覺得是專案管理的缺點,但事實上卻剛好「相反」。當輸入的量到某個程度後,不維持1種輸入方式的話,人們的頭腦將無法追蹤訊息。證據就是只要由上往下,依序閱讀ChatWork唯一一條時間軸上的訊息,就可以「這是工作A」「這是工作B」這樣區分、理解工作內容。

也因為這樣,不會有遺漏工作內容的風險。我們人體的頭腦比專案管理工具優秀,比起四處分散閱讀專案管理工具刊載在指定位置的「時程」「工作內容」等大量資訊,經由唯一的1個管道觀看整個過程,更容易理解所有事情。


揮別推測。做到能看到整個過程的「討論透明化」


請問使用ChatWork後有哪些成效?

金谷:第1個就是縮短「掌握狀況的時間」。就算人數眾多,也能夠同時進行溝通,快速分享資訊,很少發生「那個檔案在哪裡?」等必要資料位置不明的狀況。電子郵件非常便利,但只要接受人數超過3人,往往容易操作失敗。ChatWork是比電子郵件、社群媒體還要好的工具。

第2個是透過「任務功能」讓自己的工作更明確,能夠毫無疏漏執行完工作。當準備活動最後的期限逼近時,我常有將近100個任務。決定「任務超過108個的時候開始處理!」,成為開始著手處理工作的指標。

img_benefit_1.png工作「任務」化,只要按下完成鍵,就會向團隊所有全員通知完成工作。
圖片是完成「在Web 公開TEDxKyoto影片」此任務後,成員在ChatWork上表達高興的樣子


金谷:第3個就是「變輕鬆」。所謂的輕鬆,極端說來,就是使用ChatWork公開小事情。當決定好1個事項時,第3人不必自行想像到決定為止之前的過程和討論內容。同時使用T(假名)和社群網路服務時,各自在社群網路服務上討論,之後將結論輸入至T(假名)的方式,除了討論的當事人外,其他人沒有辦法了解到產生結論為止的整個討論過程。所以,不管是誰,都會想著為什麼會有這個結論?對結論感到困惑。

另一方面,ChatWork是在1個時間軸上面,討論1個專案。有結論之後,利用「任務功能」分配工作給承辦人員。因此,只要依順序閱讀時間軸上的事,就可以了解整個經過,讓討論透明化。由於我們是由人員自願參加,偏向志工的團體,總是會有方便參加、無法參加的時候。就算中斷追蹤資訊,也可以了解事情經過,只要閱讀完所有資訊,就可以追趕上大家,這項優點真的非常有用。


















「只要一想到沒有ChatWork,就會嚇出一身冷汗。」


在經營TEDxKyoto上,如果沒有ChatWork的話會變成什麼樣子?

金谷:只要一想到沒有ChatWork,就會嚇出一身冷汗。我覺得使用其他工具,只會再次面臨到失敗。就算畫好甘特圖,當無法依照預定計劃進行時,修正將是一個大工程。

相較於此,ChatWork則是「對於使用方式的規定寬鬆」,所以能持續使用下去。在TEDxKyoto誰都會思考「為什麼?」認真處理工作,也非常堅持想使用的機械材料、想要有的表現成果等。進行前述工作的時候,在ChatWork上提出「攝影師要怎麼處理?」「工作人員要怎樣標示比較好?」「第3個影片編輯完畢」等,雖然只是閒聊,但代表著完成了己方團隊先前設立的高目標。ChatWork對於使用方式的規定寬鬆,自由度也非常高。

以一句話形容,就是「只畫好格線的筆記本」。其他服務會限制輸入資訊的位置,但ChatWork卻不會這樣。這種「使用方式寬鬆」正是能夠長期持續使用ChatWork的原因。


ChatWork使用範圍廣泛,跨越了職業、年齡的界線。

完成了決定演講者和舞台裝飾等大量的工作任務


堅持每一項機械材料,透過相互聯絡,實現自己的堅持



「TEDxOsakaU」等其他TEDx團體也開始使用ChatWork




最後請向經營活動相關的讀者給予幾句勉勵。

金谷:ChatWork擁有
  • 通知快速(可當作佈告欄使用)
  • 可以回應(能針對特定輸入內容發表意見)
  • 可閱讀(全體參加人員只要依時間軸閱讀資訊,就可以共享資訊)
等特色,非常適合使用在管理活動上。擁有可以用Facebook帳號登入,門檻低,以及能在ChatWork上播放YouTube影片等多個貼心、有助於舉辦活動的功能,使用愈久,愈可以感受到它的好處。現在連「TEDxOsakaU」等其他TEDx團體也開始使用ChatWork。ChatWork和IT能力強、弱無關,是任何人都能學會、使用的活動管理工具。

img_section8.png(左側)第1屆TEDxKyoto非常成功。照片中間的人是金谷先生
(右側)活動結束後,對於活動成功感到歡喜的志工們
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