2017年4月10日 星期一

引進後僅1年多諮詢客戶增加到2倍,深切感受到ChatWork的厲害

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藤井律師事務所將ChatWork運用在討論法律問題上。使用ChatWork後,客戶可以在短時間內學會法律知識,並實際運用在商務往來上。法律事務所也因為客戶滿意度上升,僅1年多諮詢客戶數就增加至2倍。接下來將向藤井先生請教整個經過。





熟知IT企業法律問題的律師



請問身為律師的藤井先生本身是一個什麼樣的人。

藤井 :我是一位熟知 IT企業法律問題的律師。2012年4月引進ChatWork,9月升級為付費方案。在事務所時,操作個人電腦使用ChatWork,移動中可以透過iPhone,外出中且輸入內容多的時候還可以改用iPad操作。

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藤井律師是一位擅長IT領域的律師

客戶能輕鬆詢問、加深理解,又可以保留聊天記錄的最強討論工具

利用ChatWork討論法律問題,有為公司帶來哪些好處呢?也麻煩您說明一下理由。

藤井 : 自己本身能確實理解契約書和使用規章的內容,並且在商務往來現場活用學到的法律知識。我的客戶群中,有引進ChatWork的企業,也有只依靠會談和電子郵件討論事情的企業,比較兩者,前者理解契約書和使用規章的程度,明顯優於後者。在商務往來的現場,必須馬上有所決定時,根本不可能一項一項詢問律師。而且,中小企業一直都是以速度為第一。如此一來,發生事情時,若能當場知道「可以套用契約書的這個條文」「對方違反使用規章中的這個條文」,就能夠充分運用契約書這個保護自己公司的武器。
相反地,如果未充分理解內容,即使是在自己佔有優勢之下簽訂契約書,也無法好好活用。發生糾紛時,不知道適用哪一個條件,或是依據哪一個條文反駁對方,契約書也只能英雄無用武之地。不管手裡握有多麼強大的武器,只要不知道使用方法,一切都沒有任何意義。向客戶解說契約書和使用規章的內容,是律師非常重要的工作,我知道有不少人會拒絕解說,傾向「發生事情再詢問就好」,但是未事先掌握契約書只會讓自己愈來愈居於劣勢。

透過ChatWork向藤井律師您討論事情的公司,在商務現場是如何活用法律知識呢?

藤井 : 我以發生過的保護契約書(簡稱NDA。約定不得洩漏交易上所共享之資訊的契約)案例來說明吧。某一位客戶在展開新交易時,對方碰一聲猛然拿出保密契約書,表示「請在這裡簽名」。該份保密契約書之中,制定了「違約金條項」,洩漏機密時,必須支付高價的違約金。
我在為客戶撰寫保密契約書內容的過程中,由於接收資料者洩漏機密時,負起的賠償義務很沉重,建議客戶應儘可能避免賠償義務壓在自己身上。若是提供資料者洩漏時,應該要求對方負起賠償義務。客戶知道這個重點,所以馬上注意違約金條項的內容,向對方表示「無法馬上簽名,我帶回去詳細討論」,回來和我討論後,請對方刪除違約金條項。
如果那時候客戶不知道這個法律知識,自然而然會認為「要完成交易的話,不簽保密契約不行啊」,馬上在契約書上簽名,結果造成自己背負著極為恐怖的賠償義務。而幫助客戶避免發生不可挽回的錯誤,正是利用ChatWork,每天不厭其煩確認契約書內容、解說契約書內容,提升客戶自己對契約書的理解程度,最終能當下立即判斷「這份契約書是OK還是危險」。

能當場判斷眼前的契約書是OK還是危險,真的很厲害呢。

藤井 : 沒錯。未正確了解契約書內容也沒有關係,只要能判斷「這是OK的,但這部分好像不太恰當,我回去和律師討論一下吧」就好,這才是重點,光是這樣就有很大的意義了。在搞不清楚狀況下糊哩糊塗簽了名,之後才發現存在著風險是非常危險的。

您說利用ChatWork討論,那請問實際上是如何討論的呢?

藤井 : 首先,將我撰寫好的契約書,和對方出示給自己客戶的契約書Word・PDF檔案,上傳至ChatWork。我在下面留言「我來解說寫好的契約書」,客戶留言「請確認這份契約書」,之後,將條文一條一條輸入對話欄位內,為客戶解說內容、分析問題點。在解說的過程中,會隨時調整難以理解和偏離商務範圍的部分。指出問題點時,客戶會反應「原來如此!的確是這樣子寫呢!」,然後客戶再和對方協議修正契約書內容。不斷重複相同的步驟,可以快速加強客戶的法律知識。


ChatWork和會談、電子郵件相比,有哪些優點?

藤井 : 能夠輕鬆地和律師討論、能夠在短時間內加強理解法律知識,以及不必花費太多精力和時間在討論上、可以保留聊天記錄等。最後,在商務往來現場,能直接活用法律知識。

ChatWork
利用電子郵件討論
會談
輕鬆度
輕鬆
壓力略大
壓力大
預約
不需要
不需要
必須預約
移動
要移動
會議記錄
不需要
有時會有需要
有必要
理解程度
普通
討論速度
普通
花在討論上的精力和時間
花費的精力和時間少
花費的精力、時間為ChatWork的3~5倍
藤井 : 法律用語艱澀難懂,會談時如果未製作會議記錄,回到事務所根本忘光討論內容,但ChatWork因為能夠群組共享資訊,不會忘記討論內容,也可以將它當作會議記錄保存下來。換成用電子郵件討論相同內容,就必須打字成一大篇文章。透過電子郵件寄出契約書檔案、進行確認的話,變成必須在電子郵件中彙整、說明「第2頁的○○・・・,接著是☓☓・・・」客戶看到後會覺得「嗯〜〜〜?好像懂,又好像不懂・・・」詢問也是很辛苦的。
相對於此,ChatWork可以只引用有問題的地方,能立即一個一個仔細討論。單純從使用感覺來看,傳達相同的事情時,電子郵件花費的時間為ChatWork  3〜5倍之多。一封電子郵件內,必須寫出全部的項目,而且要考量書寫的優先順序,或是維持整個版面整齊美觀才行。這樣一來會變得很麻煩。如果是ChatWork,條文只要一條一條依序討論,就可以順利結束。因此,即使要說的內容相同,客戶理解程度卻迥然不同。

栃木地區的公司僅花費3個月的時間,就提升法律知識並活用在商務上

IT律師.COM刊載了諮詢客戶活用ChatWork後的感想呢。

藤井 : 是的。刊載了株式會社Atom Engineering片岡社長和赤羽部長的感想。該公司為IT企業,位在栃木縣宇都宮市,是諮詢客戶群中,第一間正式利用ChatWork討論法律問題的公司。一開始他們非常驚訝,表示「什麼ー!用ChatWork討論法律問題?」但承辦的赤羽部長僅花費了3個月的時間,就熟悉了ChatWork,法律知識也能夠運用自如。在不斷重複聊天討論的過程中,赤羽部長慢慢地加強了自己對於契約書和法律的理解程度,提出的問題也變得愈來愈尖銳。甚至後來他也擁有相當程度的能力,可以自己確認契約書的內容。
不過,上述情況若是使用電子郵件聯絡,信件往來極為費時,不論是註解說明的品質、量還是頻率都偏低,要很長一段時間才能提升程度,正因為採用聊天方式,承辦人才有辦法在極短時間內,快速提升自己的程度。


諮詢客戶只花了3個月的時間,就能夠得心應手活用法律知識

下文為Atom Engineering公司片岡社長、赤羽部長的評論

片岡社長 : 「和位置在宇都宮還是橫濱完全沒有關係。試著使用(ChatWork)後,目標變得非常明確,陸續增加相關人員,大家能夠共享資訊,真的非常棒。」
赤羽部長 : (和會談相比)「實務上覺得ChatWork非常方便。在和公司內部相關人員說明時,又可以同步傳送資訊,只要自己有時間就可以處理,最近已經愈來愈習慣ChatWork,真是太好用了。」
對諮詢客戶而言,能將利用ChatWork交談的內容轉換成會議記錄,也是ChatWork一大優點吧。
藤井 : 是的。和承辦人員交談後,必須向社長報告,但如果社長也加入聊天群組,只要看過交談內容,就能了解整個狀況。這代表承辦人員不必再花時間向社長報告,也避免報告內容不正確,造成判斷錯誤。此外,例如想到「保密契約書的重點是什麼?」的時候,只要搜尋過往的聊天內容,就可以根據舊記錄再次確認重點。正因如此,大家對ChatWork的評價很高,初次引進的企業也表示「想不到會有這麼便利的工具」。

「只要使用ChatWork,就可以充份利用律師!」

有什麼話想對正在找尋律師的人說嗎?

藤井 : ChatWork是能夠充分利用律師的工具。在推動商務還是閃避危機時,都能夠運用法律知識。如果沒有ChatWork,就要事先約好時間,親自前往律師事務所討論。即使會談後解開了疑問,由於法律用語艱澀難懂,回到公司後也無法向同事說明。ChatWork可以保留文章,絕不會忘記談論過的內容。將內容文件化的同時,也在自己的腦袋中重新整理一遍。一邊說著「這個律師您要教我、為我解說哦」,一邊輕鬆提出問題。律師會馬上回覆,可以充分利用律師哦。雖然電子郵件也可以保留內容,但原本應該要請律師確實解說契約書和使用規章,反而不太能夠麻煩律師協助了。
不過,如果是ChatWork,可以依照自己想到的順序,一件一件詢問,降低對詢問律師事情的排斥感。也就是說,ChatWork擁有「能輕鬆詢問、加深理解、保留聊天記錄、不論位在國內哪一個地方,都可以和擅長該領域的律師討論」等優點。誠心建議大家使用ChatWork和律師討論問題。

「工作速度快!」「幫忙理解法律條文」,客戶滿意度升高

在經營法律事務所方面,使用ChatWork有哪些優點?

藤井 : 首先,和會談、電子郵件相比,提高了諮詢客戶的滿意度。將它刊載在官網上,就成為我們的「強項」。以前幾乎沒有律師會利用ChatWork,來和客戶討論法律問題和確認契約書,和現在有很大的不同。每次一說到「使用ChatWork」,客戶都會脫口說出「什麼!」非常驚訝呢。

雖然說出「什麼?」,但其實也是願意接受吧?

藤井 : 他們願意接受。介紹引進ChatWork的企業後,客戶都會表示「也想要這樣子進行」、「原來如此!」,願意接受ChatWork。

為什麼能夠提升客戶滿意度?

藤井 : 因為客戶能夠輕鬆和律師討論問題、在商務往來現場活用法律知識。以往的會談、討論方式,客戶會不太願意提出問題。到後來,和客戶接觸的頻率降低,客戶滿意度下滑,最後客戶終止契約。這是雙方都不樂意見到的。使用ChatWork後,客戶能夠輕鬆地和律師討論,律師也會提供和諮詢費用相等的服務,進而提升客戶的滿意度。

引進ChatWork後,僅1年多的時間,諮詢客戶數就增加到2倍

引進ChatWork後提升了客戶滿意度,但ChatWork運用在經營層面上,是否有穩定事業等成效呢?

藤井 : 不但穩定事業,甚至幫助事業大幅擴展!諮詢客戶數增加了。引進ChatWork後,諮詢客戶數增加到2倍以上。引進後不過1年多的時間就有這樣的成績。ChatWork真的很厲害!


為什麼引進ChatWork,能帶動簽訂的顧問契約增加呢?

藤井 :首先,它提高了商品的價值。就是「使用ChatWork → 能提供高品質的服務 → 客戶滿意度上升 → 成為宣傳(向他人介紹時可以當作範例) → 提高商品價值 → 經營績效成長(諮詢客戶數增加)」。就算是律師,如果不具有商品力,之後只會被市場淘汰,大家都會思考如何提高商品力,而ChatWork正是能有效提高商品價值的工具。另外,工作速度急遽加快,有餘力接待更多的諮詢客戶。

和會談、電子郵件相比,同樣的時間可以處理3倍的工作

藤井律師您處理工作的速度變得多快?

藤井 : 以我自己的感覺來說,絕對快了3倍以上。採用會談方式時,必須「會談前的準備工作、會談時綁住自己1個小時、無法留下會議記錄,要另行用電子郵件寄送報告」等,光是這些事就耗時2個小時以上。如果是ChatWork,2個小時內可以確認5間公司的契約書,同時和客戶討論法律問題。

原來如此,同一段時間內能同時處理多間客戶的事情啊。

藤井 : 就是這樣!電子郵件也能同時處理客戶的事,但會談就沒辦法了。透過ChatWork,密集溝通的程度和進行會談相等。而且ChatWork和會談不同,它會保留記錄。不必再另外製作會議記錄,也是ChatWork「可取之處」。

客戶擴展至全國各地。打破事務所、諮詢客戶所在地的藩蘺

如果平時透過ChatWork討論事情就已足夠,有助於客戶擴展至全國各地吧。

藤井 : 就算距離遙遠也完全不成問題。所在地遙遠的客戶,統一透過ChatWork討論事情,反而讓我們覺得和客戶溝通變容易了。栃木引進ChatWork的公司,比起橫濱附近未引進ChatWork的公司還要容易溝通。

能幫助諮詢客戶、律師事務所雙方穩定經營事業的工具

能和律師輕鬆討論,就是ChatWork的價值吧。
藤井 : 是的。客戶就算想和律師討論事情,也會不敢提出問題。為我們諮詢客戶之一的赤羽部長曾說過「一開始心中會懷疑真的可以問律師這種事嗎?而不敢詢問。但律師請我放鬆心情,提問不必有壓力,後來在聊天的過程中順利提出問題。」聽到她說的話後,我才恍然大悟「原來是這樣!」。雖然我說話非常坦率,不拘小節,但我可以理解社會大眾覺得律師高不可攀。ChatWork降低了客戶和律師之間的隔閡。

市面上還有其他聊天工具,在討論法律問題上為什麼會選擇ChatWork?

藤井 : 它是完全商務取向的工具,就算沒有讀過說明書,也可以憑直覺操作。畫面非常簡單易懂,能降低排斥感,覺得應該可以引進看看。請諮詢客戶引進時,如果是困難的系統,一定會覺得「什麼!」而猶豫不前,不過,ChatWork可說是「只要使用過就會懂了」的工具,客戶能很快上手。除了ChatWork外,還有Skype和Facebook Messenger等聊天工具,我們曾經試用過,但不論哪一種,使用便利度都無法滿足我們的需求。自己都不滿意的東西,怎麼可能介紹給客戶使用,因此最後決定不引進。

最後,有什麼話想對討論是否引進ChatWork的律師事務所經營者說嗎?

藤井 : 我希望能有更多的企業引進ChatWork。託ChatWork的福,諮詢客戶提升了自己的法律程度,也能夠在商務現場活用法律知識。另一方面,我的諮詢客戶數僅僅1年多就增加到2倍。ChatWork是能幫助諮詢客戶、律師事務所雙方穩定經營事業的工具。在此推薦給大家使用。

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