2017年4月14日 星期五

幹部4人的業務量減少到182天份,營業額卻增加了120%

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經營6間餐廳的Relife公司引進ChatWork後,展現出業務速度加快、有效使用食材、改善人際關係方面的壓力、降低離職率等成效。此外,幹部4人的業務量減少了1成,並將空暇時間運用在投資上,讓營業額成長120% 。

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為了讓總部和店舖之間,能確實雙向傳達資訊而引進ChatWork

請問在引進ChatWork之前,有遇到哪些課題?

稻見:我們遇到集團內部如何共享資訊這個課題。餐廳內有現場、管理部、幹部等多種職務,適合的時間很零散,容易發生「說過了、沒說、無法說」的問題。
一開始想透過郵件清單解決上述的問題,但過程不太順利。電子郵件屬於單向的聯絡方式,不清楚對方是否已經讀過信件,無法了解是否順利聯絡到對方。另外,中小企業很常一人同時擔任多個職務。也必須接連不斷地變更計劃。最後導致郵件清單愈來愈複雜。我自己也花了許多時間才建立好郵件清單。
小林:餐廳營業時,很難即時取得聯絡。營業時間結束後,才會透過電腦閱讀電子郵件,所以無法立即回信。就算打電話,對方也可能不在,或是忘了要說什麼。連繳交給總部的資料,也會發生「已繳交、未繳交」的問題。
坪井:我的工作是彙整店舖繳交給總部的資料。
使用電子郵件時,很難收集到資料。重要資料埋藏在大量的電子郵件之中,如果有需要對方確認的事,會打電話到店舖詢間「有看到嗎?」。每天都必須重覆這一項工作。




請問是什麼契機讓您決定引進ChatWork?

稻見:2011年9月拜訪了ChatWork公司,向他們學習如何使用IT提升業務的效率,再加上覺得應該儘量減少用口頭方式聯絡日常業務,因此後來決定引進ChatWork。
實際使用ChatWork後,發現總部和店舖之間,能夠順利地雙向傳達資訊。這樣一來,不但解決了郵件清單的問題,也可以共享資訊。我覺得能共享資訊很棒。工作的速度和品質變得完全不一樣。

全方面活用在全公司聯絡、委員會業務、預約巴士、舉辦宴會等

如何活用ChatWork呢?

稻見:運用在全公司內部人員溝通上。根據目的創設聊天群組,相關人員再加入該群組。
從總部和店舖全體員工參加的聊天群組「Relife廣場」開始,之後陸續成立推動專案的「經營企劃室」、「營業部」、「料理部」、「管理部」、「店舖」、年輕選拔成員組成的「委員會」、分配採購食材的「蔬菜的話」、集團共有的「管理接送巴士」、「聯絡宴會相關業務」等。




能順利繳交資料、不再需要催促業務的「繳交會議資料的聊天群組」

首先,請問餐廳部門覺得ChatWork有哪些優點。

小林:交流會議資料和繳交資料給總部變得非常輕鬆。一直以來,都是利用電子郵件寄送資料,結果產生「已寄出&未寄出、無法掌握未繳交資料的人、不知道要影印幾份才好、影印資料很花時間」等問題。
使用ChatWork創設「只用來繳交會議資料的聊天群組」後,馬上解決了剛才提到的問題。之後再加上iPad一起使用,根本不必影印資料了。不再「找尋資料、隨身攜帶資料、裝訂資料」。
坪井:「收集資料」很花時間,每次都讓我大傷腦筋。利用ChatWork收集資料後,再將資料陸續上傳至一個群組內,未繳交資料的人就會覺得「自己不提出資料不行」,讓繳交資料的過程變得很順利。也因為如此,現在我不必再一個一個打電話到店舖催促了。

統一採購蔬菜,輕鬆分配蔬菜給店舖的「蔬菜的話聊天群組」

餐廳部門還有其他活用方式嗎?

坪井:有的。那就是「蔬菜的話聊天群組」。蔬菜是由集團統一向契作農場採購。各間店舖利用聊天群組,向總部聯絡自己想要的蔬菜。我會根據他們提出的項目來分配經費。
以前是透過電話詢問餐廳想要的蔬菜,但打電話過去的時候,會遇到剛好對方正在忙,沒辦法依自己所想完成工作。不過,現在只要看「蔬菜的話」這個群組,就可以知道哪裡發生了什麼事,對我幫助很大。
而且,在「蔬菜的話」這個群組內,也會交流食材相關的資訊。像是「A農家的蕃茄沒有了」、「芋類食材有5㎏多。有哪一間店需要嗎?」等。料理部的部長為了避免損失食材,會在聊天群組上公佈資訊。這樣一來,也可以有效利用食材呢。
食材由集團統一向精心挑選的契作農場採購。利用「蔬菜的話」這個聊天群組,就能順利分配食材給各間店舖。




降低葡萄酒採購成本,並且提升商品周轉率的「酒侍廣場」

貴公司好像有創設葡萄酒的聊天群組。

坪井:是的。我們有創設統一管理葡萄酒採購資訊、葡萄酒庫存狀況的聊天群組「酒侍廣場」。會在群組內彙整葡萄酒相關資訊,藉此降低採購成本、提升商品周轉率。可以從該群組連結到利用Google文件作成的「葡萄酒管理表」,大家共享葡萄酒庫存狀況、採購價格、販售方法等資訊。
另外,我們也會協助酒侍考試。利用群組聯絡酒侍考試讀書會和模擬考試等事務。考生新增「準備考試」這個工作後,大家再一起支援考生。一直到考試開始為止,公司全體人員也提升了自己葡萄酒方面的知識。

儘早完成傳單和POP的「營業部聊天群組」

請問製作傳單和POP方面,是如何活用ChatWork的?有什麼成果?

小林:利用「營業部聊天群組」聯絡促銷相關流程後,比以前還要快準備好所有的促銷物品。
以前不是白天沒空看電子郵件,就是尚未拿到POP和傳單的樣本,無法進行確認等。導致必須在當天關店休息後,才有辦法確認原稿、回信給設計人員,設計人員隔天再修正內容。
現在新增「請確認POP」這個工作後,只要有空就可以馬上確認,原稿完成之後,約1~2小時就會回覆。和以前相比,雖然製作的傳單量變多,但非常明顯地,不論是自己做判斷還是對方回應都變快了,能夠儘快完成1個POP。

全力培養新人,讓公司茁壯成長的「委員會聊天群組」

委員會活動也有使用ChatWork啊。

稻見:沒錯。我來介紹一下「理念和5S委員會」吧。
這個委員會選出一位年僅27歲的年輕員工擔任領導人。委員會推動5S活動,聊天群組以領導人為中心,大家發言相當踴躍。每天都會報告活動狀況。領導人就任初期,連採用哪種程序才能推行活動都不清楚,但管理部的坪井先生透過ChatWork協助領導人,陸續執行了許多企劃。
另外,所有參加這個群組的成員,只要看到大家各種發言內容,就會受影響提高知覺。除了公司員工外,兼職人員的注意力也愈來愈高了。

有助於提升客戶滿意度的店舖聊天群組「舉辦宴會」功能

請問各間店舖創設聊天群組後有哪些成效?

稻見:員工是採用輪班制。大家的上班、下班時間都不一樣。
1F餐廳、2F酒吧的店,可以將上下樓層結合成一個宴會場所。即使宴會場所分隔成上、下樓層,全體人員依然能輕鬆共享同一個資訊。
例如客戶決定舉辦宴會後,可以在一個聊天群組內,上傳座位、料理、大廳、菜單、接待客人注意事項、使用伴唱機等相關資訊。也會上傳有哪些客戶須特別注意的資訊,宴會整體狀況比以前好上許多。

管理全部店舖共有巴士的「接送巴士聊天群組」

聽說「接送巴士」也是透過ChatWork預約。

稻見:是的。整個集團共用1台巴士。設置1人負責管理巴士預約,並且公佈巴士行駛規定等,就是要「力求徹底做好接送工作」。
有人預約接送時,會以「A家要接送的內容」為標題,向巴士司機告知迎接時間、地圖、人數等詳細資訊。能將單向通行和巴士無法進入的道路等資訊加入地圖檔案內,之後再上傳更新也是使用ChatWork的好處之一。

減輕人際關係方面的壓力,進入公司後不久就離職的員工急遽減少

對公司來說,ChatWork是什麼樣的工具呢?

稻見:它是溝通、人際關係的潤滑油。例如,改善了員工的離職率。
幾乎沒有人員在獲僱用為正式員工後,約半年左右就離職的。人員整體離職狀況明顯和以前不同。

離職率為什麼能獲得改善?

稻見:這是使用ChatWork的成果,管理階層能有餘裕地觀看全體人員的狀況。
下屬有煩惱的事情時會聯絡上司,上司也能夠追蹤下屬工作是否順利。使用ChatWork後,我就不曾在現場大發脾氣。其他幹部同樣也做得到,公司更容易推動全部的業務和專案。
到目前為止,詢問「狀況如何?」 時,即使是輪第一班的員工,也可以搶先報告。ChatWork是收集資訊的工具,同時也是人際關係的潤滑油,減輕了全體員工的壓力。

幹部4人的業務量壓縮至182天,有時間投入投資活動內

ChatWork對經營有什麼幫助?

稻見:它是溝通、人際關係的潤滑油。例如,改善了員工的離職率。
幾乎沒有人員在獲僱用為正式員工後,約半年左右就離職的。人員整體離職狀況明顯和以前不同。

離職率為什麼能獲得改善?

稻見:對經營最大的影響,就是減少管理階層的業務量,讓他們有時間投入投資活動內。
我1天會花4~5小時看電子郵件,但相同的內容透過ChatWork,只要2小時就可以看完。使用電子郵件的話,在一大堆電子報等郵件內,可能埋藏著重要的資訊。使用ChatWork,就不必花費時間找出重要的資訊了。
討論人事制度時,會邀請社會保險勞務士加入聊天群組。以往和外部人員交流時,通常我必須擔任窗口,向公司內部傳達聽到的內容,但創設聊天群組後,許多成員能夠瞬間共享資訊,我不必再做傳達的工作了。
稻見:正因為如此,我1天可以省下3小時,也能夠集中處理業務。其他幹部也一樣。這樣算下來,4個人處理業務的天數為1年182天,每一人只有45天,提升了業務的效率。而這一點也和營業額成長息息相關。





營業額和去年相比成長120%,這都是ChatWork的功勞

在營業額成長這一部分,能否請您詳細說明一下?

稻見:第一點是提升業務效率後,能完成加倍的工作。以前能一次進行3個專案,但現在的我們已經可以同時進行6個專案了。
第2點是成功縮短時間,可以將自己的時間撥出1成,運用在和外界交涉的工作上。去年於LUCUA展店,明年度也計劃開設新店舖。
能將時間使用在對外交涉上,對公司帶來很大的影響。去年的營業為前年的120%,今年營業額預期可以再次成長120%。

最後,有什麼話想對餐廳的經營者說嗎?

稻見:託ChatWork的福,連距離總部遙遠的店舖都能注意到它的狀況,讓我們更加積極推行展店計劃。將省下來的1成業務時間轉換成機會,最後營業額增加了20%。ChatWork對餐廳而言,是能幫助自己縮短時間、促進溝通和提升營業額的好工具。
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照片內的人員由左至右為統籌管理人員 小林正和先生/代表董事社長 稻見育大先生/管理部 坪井弘美小姐

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