2017年5月2日 星期二

有效提升了「現場的溝通品質」

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HOTEL GREEN CORE 相當重視與工作同仁間的溝通互動。為此我們詢問了兄妹檔經營者金子祐子社長、金子卓司副社長活用 ChatWork 的方法。













建立各分館的聊天群組進行聯絡與交換意見吧

請告訴我們知道ChatWork的契機
金子卓司:2010年時,耳聞經營顧問・神田昌典先生與ChatWork代表山本敏行先生的對談CD「絕對明確企業實踐 audio seminar」系列的《藉由公司內部徹底IT化替換經營者的OS!》時,開始對ChatWork抱持著興趣。
最初由經理人團隊約10人開始使用,現在則是擴大到4間旅館的負責人、櫃檯人員、清掃人員、會計人員、IT推動人員等35人在使用。
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副社長 金子卓司先生。
「現場的良好溝通與盈利環環相扣。」ChatWork是為此應運而生的工具。

如何運用ChatWork在業務上呢?

金子祐子:旅館的電腦、各自的智慧型手機及iPad等都使用ChatWork。因應「各旅館」、「傳達方針」等目的建立聊天群組。工作人員視需求自由建立聊天群組進行工作。使用的規則在ChatWork進行業務聯繫。
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在旅館的電腦與各自的智慧型手機使用ChatWork。




HOTEL GREEN CORE 的聊天群組


導入目的為「建立任何人都可共享自己想法的場所」

請告訴我們想以ChatWork解決的煩惱

金子祐子:旅館共有4間,分別位於埼玉縣・茨城縣。因此工作人員無法見到彼此,造成無法深度溝通的狀況。
透過 ChatWork 建立一個隨時都可以共享自己的想法與意見、誰在想什麼都可以共享的場所而導入。也想傳達我們經營者的意見、也想聽聽看同仁們的聲音。想建立可以垂直與水平進行意見交換的場所。

感受不到班表的繁雜感,將溝通化為可能

各分館是否能互相共享彼此的想法與意見了呢?

可以了呢!(金子祐子女士與卓司先生2人異口同聲)

請具體告訴我們能進行什麼樣的意見交換。

【代客案例・共享活動案例
共享因服務而鼓舞人心的案例時,其他分管的工作人員也在看的關係,就會產生「那我們也要!」的連鎖作用。某館開始供應兒童食用的刨冰與七夕活動時,所有分館都會馬上開始應用。
【可與班表中遇不到的人交換意見外,也可跨館交換意見】
可與班表中遇不到的工作同仁、跨館進行溝通。旅館各分館獨立、有各自的客層與營運方針。在ChatWork可由其他分館經理的不同視點獲得意見外、反而員工也可輕鬆向經理說出意見。這是只有ChatWork才能做得到的事。
【向4館中僅有1人的會計・IT人員諮詢時變得輕鬆】
無論身在何處都可立即向會計與IT人員詢問問題。無論地點與時間都可「立即進行」讓人感到安心。
【自己思考可成長的系統】
讀取他人的訊息後,讀取方轉換自己的立場思考成為其一的契機。看他人的訊息時則是「原來是那樣想的啊!我自己的話...」看著讓大家讀取1個人的訊息再持續深入溝通是很有趣的事。
【提昇士氣】
工作人員意識到評價而採取行動,再到ChatWork報告就不會產生遺漏而可受他人褒獎、表揚。這是非常良好的效果。他人表揚的歷史訊息都會留存,看了之後當事人也會更加有幹勁。也有助於提昇士氣。
【留存歷史訊息】
即使忘記以前說過的事,因為留有歷史訊息的關係可以回顧查找。

與提升昇士氣相關的對話


各位同仁都想著工作的事,感受大家在成長的感覺呢!


金子祐子:完全沒錯喔!有著察覺到的事持續傳到群組的同仁。因此以工作人員有想說的事情時,隨時都可以說的氣氛而建立了群組。
例如,有「空檔的聊天群組」的話我就會寫訊息。另外要說正經的事情時,就會用與當事人一對一的群組傳達。真的可以隨意使用,我用得很自在順手。


溝通變得有效率、更深入



請告訴我們全體同仁在溝通上的變化。

金子祐子:溝通變得有效率、更深入。所謂的效率是指「自己想確認的事,自己可以確認外,不必問他人也可以從歷史訊息中找到需要的資訊。而且也可以進行深入的溝通。深入是指可以了解對方在想什麼、跟多數人共享的這件事。」
在一對一的溝通中,兩人可共享但卻無法進行多數人共享。在ChatWork即使是兩個人的溝通,在聊天群組大家都看得到溝通經過,可以一同深入交流。
感受到工作人員藉由溝通「理解」時,自己的歸屬在這裡而安心。結果各自的表現都明顯變好。這是非常大的效果。與把旅館經營好習習相關。

帶動盈利首重同仁的溝通



最後,請給旅館、飯店業界的朋友一句話。

金子祐子:我以「現場人員的溝通是經營旅館最重要的一環」為經營方針。與同事無法好好溝通的人與客戶也無法溝通。首先同事間的溝通進行是否順利是重要的。為此導入了ChatWork。
金子卓司:ChatWork在「全員正確無誤地共享問題的工具」層面是強而有力的。我最初以不找解決方案為圭臬經營旅館,抱持著「有問題時就把那個問題向全體同仁正確地共享,解決方法就會自發地出現。」的想法。在ChatWork,任何人的提問是否該與全員共享,在對話持續進行的狀態下就可知道。由ChatWork的對話中,解決方案是必要手段與否就由社長判斷。
首先是同仁間的交流溝通,溝通變好的結果也帶動盈利。

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