2018年1月3日 星期三

遠距工作是否真的難以滲透企業文化呢?小編的實際執行分享文

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遠距工作行不行?


最近有朋友運動時不小心腳受傷需要手術,術後恢復期也尚待醫師的評估。這個朋友開刀前最擔心的一件事是:開完刀後要怎麼上班?從家裡下樓已經很吃力了,該怎麼到公司呢?欣妤聽起來非常不捨,這個科技發達的時代,此時不善用遠距工具,更待何時呢?

欣妤在 ChatWork 上班,雖然是日商公司,卻不像一般想像中的制式化。公司推崇員工需要時遠距工作,有位在日本工程師因為家裡的需求,常年在山形縣的自家上班。也有同事生完小孩後,有一年的時間在家裡上班,就近照顧小孩。除了這些原因之外,公司的主管也時常告訴同事小感冒或許不影響體力,但顧及其他人的健康,可以當日申請在家上班。

遠距工作的基礎在於當事人的自律能力以及和團隊間的信任與尊重。從美國的求職網頁上不難發現遠距工作對人材有幾項共通的要求條件:

  • 隨時向相關人員報告進度
  • 具有良好的溝通能力
  • 具有解決問題的能力
  • 可以獨立作業

大眾認為新創公司的組織單純,團隊間的合作密切且彼此熟悉,較有可能實現。在大企業主管眼中相對是個頭痛的字眼,遠距管理與溝通,計算工作時數都是障礙。不過除了某些產業特質上的限制以外,拜科技所賜,以往許多的不可能已經可以實現。以下是欣妤綜合自己和朋友的一些遠距工作實際情形,如果有正在煩惱是否該准許公司同事遠距工作的讀者可以實際試試看。


良好即時的情報共享

遠距工作最擔心的就是溝通不良產生團隊間的無默契及不信任,因此合作需要很多很多很多的溝通。現有的溝通方式非常多樣化,email、電話或即時通訊軟體。email的一來一往不即時也不易追蹤多人的對話過程,而電話又容易打亂每一個人的工作步調,沒有在同一個空間卻需要頻繁溝通聯絡時,即時通訊軟體是非常好的選擇。可以放心的將細微的進度和疑問傳送到相關的對話群組上,對方也可以依照進度確認內容。另一個建議的做法是將每一個專案或是部門分開設立群組,好比不同議題開啟一個新的email鏈。在專屬的群組上只討論專屬的議題,上傳所屬的檔案。溝通的當下便於管理與分類,對將來更是一個完整的資料庫。

如果是長期的遠距工作者,也非常推薦設定一個固定時間和團隊視訊,例如每天早上10分鐘的早會,或是每週一次一個小時的週會。


不同類型的雲端工具

為了實現處處可辦公,開放同事從外部連接公司的資源是第一步。ChatWork對文件的管理也是採用雲端工具(但是為了資安考量,登入時會有幾道確認的步驟)。

企業雲端化不僅能讓身處外地的同事連接進公司的資源,更有協作的好處能讓同事達到有效的「團隊合作」。透過雲端,同事間可以更無縫隙的更新資訊,讓彼此之間的合作更緊密。許多辦公系統、儲存空間、CRM系統和HR系統等等近年也都推出了雲端版本。我們可以使用協作的平台合力完成一份簡報,或是建立資料時開啟讓其他團隊評語的功能,時時看到大家對一份文件的想法。除了文書的處理,雲端人資系統讓同事遠端完成每日的上下班打卡,公司內部可以留下清楚的紀錄,可以說是成就遠距工作的利器。



最後補充小編友人手術情況。手術因為優秀的醫生一切順利,傷口縫合也很漂亮。友人鼓起勇氣向公司提出遠距工作的要求,主管答應了,但是卡在人資的打卡系統尚未雲端化,無奈還是被迫放棄。雲端的推動或許需要時間,但是向公司申請,讓公司意識到問題已經是進了一大步了!
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