2018年8月15日 星期三

【商用交談軟體使用者連載】電話與訊息的比較〜前篇〜

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「被突然的電話打斷工作」、「打了好幾次都沒接」、「聽錯・說錯」…這些在工作電話中的
所發生的問題,帶來麻煩的感覺,想必是誰都有過的經驗。但即使如此,必要的聯絡事項還是
不能省的啊。
那麼究竟該怎麼做,才能讓工作上的溝通更加有效率呢?
近年來,許多企業都開始利用交談軟體來解決這些多餘的手續與麻煩的功夫,成功實踐了效率
化的溝通方式。在本篇的系列連載內容中,筆者將實際以交談軟體活用者的觀點,來向各位介
紹電話與商務訊息的差別。


電話是怎樣的工具呢?

目前仍以「電話為中心」來進行業務溝通的企業不算少數吧。
但,使用電話往往會有
  • 一打來就會打斷手邊工作
  • 無法立即聯繫上必須接洽的人
  • 容易出現說錯、聽錯等問題
  • 邊聽還得邊作筆記的麻煩
等這些特徵,無論在任何情況下,電話都說不上是一種有效率的工具。
正因如此,最近改為以交談軟體來作為聯絡手段的企業越來越多了。
那麼,交談軟體與電話相較之下,究竟擁有那些優點呢?
以下將利用幾個工作中常見的情況來向各位說明。


明明想說的事情就只有一點點而已…




電話:必需聯絡的人若不在,就只能反覆留言或重撥
  • 使用電話連絡時,未必每次都會是想聯繫的對象本人接,每每都得託人通報。
  • 而且,若對方不在,還必須考慮是要請人轉達留言還是稍後重播,或者請對方回電。
  • 例如「明天的會議開始時間要變更為30分」、「想請對方帶上回的討論資料」等,只是為了傳達這些小小的事情,卻可能因時機不合而導致浪費掉互相的時間與功夫。

訊息:直接傳給本人就好,不須留言或重撥
  • 使用交談軟體的話,有連絡事項時,只要在交談畫面中選擇對方,並傳送「明天的會議將改至〇點」、「請把下次的討論資料帶過來」等訊息即可。
  • 訊息將直接傳送至對方的交談畫面中,再也不必苦惱於重撥或留言了。


發生轉達錯誤・說了還是沒說的問題!




電話:容易發生聽錯、說錯或忘記轉達等問題
  • 使用電話時,「在當下正確傳達・理解」這件事至關重要。
  • 若不小心說錯或聽錯的話,就無法成功地共享正確情報了,這也往往會成為問題發生的導火線。
  • 不管再怎麼小心謹慎,「說了・沒說」的證據都無法被留下,事後難以再次確認當時到底是什麼情況。

訊息:所有的往來都留有書面,事後還能確認!
  • 使用交談軟體的話,所有的交談都將以書面被記錄下來,只要打開交談軟體,想確認幾次都行。
  • 不容易發生說錯・聽錯或忘記轉達的問題,也無須像電話一樣花費時間來做筆記、重複問問題等。


只是想傳達不能讓周圍的人聽到的情報而已…




電話:不只對方,連周圍的人都有可能聽到,易受到場地限制
  • 使用電話時,想傳達的事情除了用口頭表示外別無他法。因此,想傳達「客戶情報」、「金錢方面」等,這些「有點不太想讓旁人知道…」的事情時,必須十分小心謹慎。就算換成用手機,往往還是得邊說邊找人少的來進行通話,頗為麻煩。

    訊息:不想被聽到的話也很方便說
  • 使用交談軟體時,可以利用個別傳送訊息,來確保只有對方能收到情報。
  • 就算想傳達不能被旁人聽到的情報,也無須受到地點的限制而小心翼翼。


因此,若溝通的手段還只停留在以電話為中心的話,業務處理的效率將很可能會惡化。
在下回的文章中,筆者將繼續為各位介紹電話與訊息還有什麼其他的不同。

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