2018年8月22日 星期三

【商用交談軟體使用者連載】電話與訊息的比較 〜中篇〜

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中,筆者利用了使用電話進行商務溝通的幾個常見案例,來向各位說明電話與訊息有哪些不同。
而在今天的文章中,將繼續以工作中常見的情況為例,來介紹電話與訊息的差別。


會議中有人連絡,但今天一整天都很忙耶・・・




電話:對方會依照自己的時機與步調打來
  • 電話無法同時配合互相的時間。
  • 為了配合原有的工作預定,只能再次調整或中斷既有行程。
  • 而且,若不那麼重要的電話聯絡在繁忙時期打來,有可能妨礙原有的工作,使效率降低。

 訊息:不用在意對方,可按自己的步調來處理
  • 使用交談軟體,就可以不必特地調整預定,或中斷手邊工作了。
  • 即使是持續開會或外出的繁忙時節,也僅需利用空檔來確認届・回覆訊息即可。
  • 因此,想集中處理某像工作時,也不會被重要度低的聯絡事項所打擾。


太多複雜的場面話,遲遲無法進入正題…




 電話:電話特有的禮儀太麻煩又花時間
  • 使用電話來進行業務聯絡時,每每接電話的一方都得先報上自己的公司名稱,而撥打電話的人也必須介紹自己的公司名稱及姓名,接著雙方還要互相打招呼:「承蒙櫃公司關照」,等到這些電話禮儀的流程結束後,才終於能指名自己想談話的對象。
  • 撥打.接聽電話時,由於無法確定對方會是誰,因此每每都得做好這一切形式上的問候,既費工夫,又容易浪費太多進入正題前的時間。

 訊息:簡單用訊息交談即可完成
  • 不再需要電話特有的禮儀與問候方式。
  • 使用交談軟體來傳送訊息時,因為是與直接與對方接洽,例如「商品A的入庫是何時呢?」「預計是〇月×日!」這樣的對話,就可以直接進入談話重點,交換必要的情報,有效率地完成聯絡。


不想在與自己無關的聯絡上下功夫!





電話:只要接了,就算不是自己負責的業務也得處理
  • 偶然接到的公司電話,常常都是與自己沒有半點關聯的業務。但只要接了電話,就還是得幫對方確認要找的人目前在哪裡,並確認對方的公司名稱與姓名,甚至幫忙將對方想轉達的留言記錄下來……被這麼多各式各樣的繁複手續占用掉不少時間。

 訊息:發信者明確
  • 在交談軟體中,不會有「不接起來無法知道對方是誰」的問題。訊息的收發都來必要聯絡的對象,如專案小組、部屬內部的直接聯繫等,都不再會發生浪費掉到無關人士寶貴時間的困擾。


因此,若溝通的手段還只停留在以電話為中心的話,業務處理的效率將很可能會惡化。
不過即使如此,要想將電話的聯繫方式完全廢止,恐怕還是很困難吧?下回筆者將為各位解說如何解決電話使用上的不便,還有讓商務溝通更方便的方法喔!

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