2018年8月29日 星期三

【商用交談軟體使用者連載】電話與訊息的比較 〜後篇〜

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上回筆者向各位說明了在商務溝通中使用電話與訊息的不同之處。
回想起來,現今電話或許真的難以說是一種有效率的溝通工具。但是,為什麼我們還是無法完全將電話廢止呢?
今天想待各位一起來看看使商務溝通更輕鬆的方法。


無法捨棄電話的理由





不得不使用電話的原因,大約如以下舉例出的項目。


<緊急狀況時的必要性>
發生緊急狀況時,有些事是即使可能打亂對方行程也必須通知的,這時使用電話聯絡更加合適。


<談判、致歉等,不用電話難以傳達的狀況>
想確認對方的行程,或傳達既有的情報時,最適合使用的工具就是交談軟體了。
不過,若想進行詳細金額的交涉或向對方致歉時,為了準確地將我方的態度與細微的情緒表現傳達清楚,使用電話會較為適當。


<合作對象沒有手機與電腦時>
與無法使用電子郵件與訊息的合作對象溝通時,只有電話才是交流的必要工具。


用交談軟體比較有效率的情況



在工作上,雖然上述情況中必須使用電話,但以下的狀況則會是以訊息聯絡才更有效率。


<與合作公司等必須頻繁聯絡的對象溝通時>
面對自己所負責的業務等,必須頻繁聯繫的對象時,
使用訊息往來會更加便利。可在自己方便的時間點隨時傳送或回覆訊息給對方,省去重撥電話、請託轉接與傳話的麻煩。


<組織或團隊間的往來>
交談軟體亦可作為組織或團隊內部溝通的工具,與只能一對一聯繫的電話不同,
可選擇部屬或專案團隊等的必要成員來建立群組,能有效避免情報共享時的遺漏掉某些對象。


<進行遠端會議時>
有些交談軟體還擁有可使用電腦的相機來進行即時視訊通話的服務。
使用即時交談功能時,只要有台電腦,無論人在哪裡都能與多人進行通話。
因此,就算成員的所在地都各不相同,還是可以利用視訊來面對面開會。


如何使商務溝通更輕鬆?



如同上上回中所向各位說明的,使用訊息來使商務溝通更有效率的案例很多,像是到底說了還是沒說、請託轉接的麻煩、中斷手邊工作等狀況都能有效避免,可見交談軟體的活用真的很重要。
而事先決定好不得不用電話聯繫的狀況有哪些,正是使溝通更輕鬆的關鍵。例如接到來自客戶的初次諮詢後,如未來還有其他往來的需求,則移至交談軟體中繼續等,事先將這些作業流程決定妥當會更好。

以上,本次共分了3次來向各位介紹電話・訊息的不同,以及幾個讓溝通效率化的提案。
讓交談軟體更加滲透,就能有效減少電話中易發生的問題與花費了喔。
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