2016年10月21日 星期五

【成功案例・奇寶網路公司】訊息及檔案傳送不再受限制,視訊會議使跨國聯絡更加便利快速。

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奇寶網路公司

產業類別:網路IT
企業規模:30

請問貴公司從事何種性質的工作?

專門為各企業的在網路上從事數位行銷的工作。包含觀測每日流量或是即時投下適合站內客人的廣告。隨後分析數據及流量來辨別顧客群以達到數位整合行銷的概念。

近期除台灣市場外,是否也打算進軍其他海外市場呢?

例如:北京、日本等國。


四年前我們與新加坡 PayPal 合作,並在上海、北京推廣行動網路結合支付的概念,使用 PayPal 以達到快速購買的機制。且在與台灣雲協英業達合作下,參與上海昆山博覽會進行業務推廣。去年在台灣和中華電信進行雲端服務計畫。今年開始前往北京與日本等地,希望能推廣實時營銷的服務!

使用ChatWork前,有沒有遇到溝通上的問題?如何解決呢?


解決長 Bordy 先生開心地表示尚未使用前,無論是與客戶溝通或公司內部都是使用 Skype 或郵件,常常都需要使用到個人帳號和客人聯絡。聯絡時又無法找到真正的承辦窗口,造成常常漏掉重要訊息的窘境發生,相當頭痛!導入 ChatWork 後,可以直接將對話變成工作的功能,非常實用!特別是在跨國聯絡上面,不用考慮對方的時差問題,也不用怕國際通話費爆貴!要語音通話,還是要視訊會議!只要雙方時間OK隨時都可以溝通!

第二方便的地方是,檔案傳輸的部分,先前都是使用郵件在傳送檔案,卻常常受到檔案類型和檔案大小的限制沒有辦法傳送!甚至急著要某個檔案時,卻找不到先前傳送過的檔案,相當困擾!自從用了ChatWork之後,檔案傳輸不僅變簡單了!還可以隨時隨地下載!要傳給誰?要傳什麼?清楚易懂不會錯!

不在公司或是出差到海外時,有遇到哪些問題?

例如,上次到日本出差時,利用 ChatWork 達到什麼效益呢?


上次到日本出差的時候,想讓在台灣的同事們看看日本的工作環境時,可以直接開起視訊通話,讓他們也體會一下日本人的精神!還有如果有語言不通的問題時,馬上可以尋求台灣同仁的求助,讓我在日本也能安心的推廣我們的產品。對於我們這種想要到國外推廣事業的來說,真的是一大利器!

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目前公司內部有多少人使用 ChatWork 呢?

剛開始使用時是否遭遇任何技術上的問題呢?


目前公司內部有15位同仁在使用,多為以專案來分類群組!一開始比較不熟,會不太清楚有哪些功能,但手機app版的介面蠻容易上手的!而且電腦版也清晰易懂!很快就學會了!ChatWork台灣分公司也相當親切,還特地到我們這裡舉辦員工訓練和教學,讓我們學到很多隱藏版的功能。覺得相當有趣!

特別是把所有用戶集合成一個互聯網,可以互相以關鍵字搜尋到對方及找到潛在客戶。還有機器人也很酷!不需要花費過多的人力去執行一些事,利用機器人就可以達成,這才是現在網路科技業發達的最佳證據呀!

如何運用群組,工作管理功能或其他功能在您的工作上呢?


我們建立群組的方式都是使用專案來分,因為裡面一定會包括績效分析師,工程師,和設計師!每一條訊息可以快速地傳達給所有人,不會有遺漏的情況且互相提醒,互相督促!對工作進度上都是有很幫助。

工作管理的部分,不只是內部同仁間的使用,我也常常拿來當作提醒自己的一種方法。像是可以快速的把對話中的內容引用成工作,減少了許多遺忘的風險!我身為一個老闆,當然自己不能遺忘掉工作呀!就連是要帶東西到公司這種小事情,也是要好好地完成!對自己有一個交代!(笑)

檔案共享的部分,比起以前用郵件傳檔案怕格式不行檔案太大不能寄或是用USB怕有病毒來得方便多了!尤其是儲存在雲端,不會浪費電腦的空間,也可以隨時隨地尋找和下載檔案,超方便的!

視訊和語音通話那部分,在我這次到日本出差幫了我很多忙,特別是現在網路4G發達的年代,直接開啟視訊面對面溝通,效率高出了近2倍!亦或是在展場時,我不用公司內部的工程師到現場待命,有客人來詢問時再開視訊討論也相當的快!

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不只公司內部,和台北移動學苑的學生在聯繫上是否增加了便利性呢?


這一部分真的要很感謝ChatWork!因為我們公司內部同仁和移動學苑裡學生終於可以有一套能互相聯絡的系統了!而且又是比市面上的通訊軟體更為安全且長久保存!資訊內容受到保護!大家使用上也會比較安心!尤其是我們要傳課表給學員,或是學員彼此想討論課程內容,直接在上面討論相當便利!

台灣的企業很多老闆希望有「已讀功能」,這部分您有什麼解讀呢?


其實這是人性的問題,老闆當然希望員工快點看訊息快點回覆!但是這一部分,身為一個老闆,就要學著訓練和教導自己的員工,不是說一看到老闆傳來訊息就要馬上放下手邊的工作馬上去處理。而是看到訊息即使沒辦法馬上處理也要先回覆一句話,『我知道了!等現在手上工作完成,馬上處理。』之類的,這樣不僅老闆放心,員工也不會有回覆壓力!製造雙贏的情況不是很美好嗎!?(笑)

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最後,請您給還在考慮是否使用ChatWork的公司一個總結或一些建議。


ChatWork是一個為了工作而產生出來的工具,當然一開始要馬上接受一個新的東西或許很難。但是,用了才知道!熟了,才了解!就會知道這套工具真正能替公司帶來什麼樣的改變!使溝通方式多了什麼樣的變化,相信這也是每一位老闆樂見其成的一件事。而且不用怕不會使用!台灣分公司會派人去教!教到大家都會!(看)

還有,我知道台灣目前很多公司還在使用個人通訊軟體在聯絡溝通,但是我認為公司專用的帳號還是不要跟個人有關聯比較妥當!等到公司內部機密都被轉出去時,才來後悔,可能就來不及了!ChatWork這套軟體做到資安保密機制,員工離職時,電腦端手機端帳號都會被刪除,不用擔心有外洩的形況,保護公司內部文件安全,是公司最基本的維持方式。
開始用ChatWork
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