2018年8月29日 星期三

【商用交談軟體使用者連載】電話與訊息的比較 〜後篇〜

上回筆者向各位說明了在商務溝通中使用電話與訊息的不同之處。
回想起來,現今電話或許真的難以說是一種有效率的溝通工具。但是,為什麼我們還是無法完全將電話廢止呢?
今天想待各位一起來看看使商務溝通更輕鬆的方法。


無法捨棄電話的理由





不得不使用電話的原因,大約如以下舉例出的項目。


<緊急狀況時的必要性>
發生緊急狀況時,有些事是即使可能打亂對方行程也必須通知的,這時使用電話聯絡更加合適。


<談判、致歉等,不用電話難以傳達的狀況>
想確認對方的行程,或傳達既有的情報時,最適合使用的工具就是交談軟體了。
不過,若想進行詳細金額的交涉或向對方致歉時,為了準確地將我方的態度與細微的情緒表現傳達清楚,使用電話會較為適當。


<合作對象沒有手機與電腦時>
與無法使用電子郵件與訊息的合作對象溝通時,只有電話才是交流的必要工具。


用交談軟體比較有效率的情況



在工作上,雖然上述情況中必須使用電話,但以下的狀況則會是以訊息聯絡才更有效率。


<與合作公司等必須頻繁聯絡的對象溝通時>
面對自己所負責的業務等,必須頻繁聯繫的對象時,
使用訊息往來會更加便利。可在自己方便的時間點隨時傳送或回覆訊息給對方,省去重撥電話、請託轉接與傳話的麻煩。


<組織或團隊間的往來>
交談軟體亦可作為組織或團隊內部溝通的工具,與只能一對一聯繫的電話不同,
可選擇部屬或專案團隊等的必要成員來建立群組,能有效避免情報共享時的遺漏掉某些對象。


<進行遠端會議時>
有些交談軟體還擁有可使用電腦的相機來進行即時視訊通話的服務。
使用即時交談功能時,只要有台電腦,無論人在哪裡都能與多人進行通話。
因此,就算成員的所在地都各不相同,還是可以利用視訊來面對面開會。


如何使商務溝通更輕鬆?



如同上上回中所向各位說明的,使用訊息來使商務溝通更有效率的案例很多,像是到底說了還是沒說、請託轉接的麻煩、中斷手邊工作等狀況都能有效避免,可見交談軟體的活用真的很重要。
而事先決定好不得不用電話聯繫的狀況有哪些,正是使溝通更輕鬆的關鍵。例如接到來自客戶的初次諮詢後,如未來還有其他往來的需求,則移至交談軟體中繼續等,事先將這些作業流程決定妥當會更好。

以上,本次共分了3次來向各位介紹電話・訊息的不同,以及幾個讓溝通效率化的提案。
讓交談軟體更加滲透,就能有效減少電話中易發生的問題與花費了喔。

2018年8月22日 星期三

【商用交談軟體使用者連載】電話與訊息的比較 〜中篇〜



中,筆者利用了使用電話進行商務溝通的幾個常見案例,來向各位說明電話與訊息有哪些不同。
而在今天的文章中,將繼續以工作中常見的情況為例,來介紹電話與訊息的差別。


會議中有人連絡,但今天一整天都很忙耶・・・




電話:對方會依照自己的時機與步調打來
  • 電話無法同時配合互相的時間。
  • 為了配合原有的工作預定,只能再次調整或中斷既有行程。
  • 而且,若不那麼重要的電話聯絡在繁忙時期打來,有可能妨礙原有的工作,使效率降低。

 訊息:不用在意對方,可按自己的步調來處理
  • 使用交談軟體,就可以不必特地調整預定,或中斷手邊工作了。
  • 即使是持續開會或外出的繁忙時節,也僅需利用空檔來確認届・回覆訊息即可。
  • 因此,想集中處理某像工作時,也不會被重要度低的聯絡事項所打擾。


太多複雜的場面話,遲遲無法進入正題…




 電話:電話特有的禮儀太麻煩又花時間
  • 使用電話來進行業務聯絡時,每每接電話的一方都得先報上自己的公司名稱,而撥打電話的人也必須介紹自己的公司名稱及姓名,接著雙方還要互相打招呼:「承蒙櫃公司關照」,等到這些電話禮儀的流程結束後,才終於能指名自己想談話的對象。
  • 撥打.接聽電話時,由於無法確定對方會是誰,因此每每都得做好這一切形式上的問候,既費工夫,又容易浪費太多進入正題前的時間。

 訊息:簡單用訊息交談即可完成
  • 不再需要電話特有的禮儀與問候方式。
  • 使用交談軟體來傳送訊息時,因為是與直接與對方接洽,例如「商品A的入庫是何時呢?」「預計是〇月×日!」這樣的對話,就可以直接進入談話重點,交換必要的情報,有效率地完成聯絡。


不想在與自己無關的聯絡上下功夫!





電話:只要接了,就算不是自己負責的業務也得處理
  • 偶然接到的公司電話,常常都是與自己沒有半點關聯的業務。但只要接了電話,就還是得幫對方確認要找的人目前在哪裡,並確認對方的公司名稱與姓名,甚至幫忙將對方想轉達的留言記錄下來……被這麼多各式各樣的繁複手續占用掉不少時間。

 訊息:發信者明確
  • 在交談軟體中,不會有「不接起來無法知道對方是誰」的問題。訊息的收發都來必要聯絡的對象,如專案小組、部屬內部的直接聯繫等,都不再會發生浪費掉到無關人士寶貴時間的困擾。


因此,若溝通的手段還只停留在以電話為中心的話,業務處理的效率將很可能會惡化。
不過即使如此,要想將電話的聯繫方式完全廢止,恐怕還是很困難吧?下回筆者將為各位解說如何解決電話使用上的不便,還有讓商務溝通更方便的方法喔!

2018年8月15日 星期三

【商用交談軟體使用者連載】電話與訊息的比較〜前篇〜




「被突然的電話打斷工作」、「打了好幾次都沒接」、「聽錯・說錯」…這些在工作電話中的
所發生的問題,帶來麻煩的感覺,想必是誰都有過的經驗。但即使如此,必要的聯絡事項還是
不能省的啊。
那麼究竟該怎麼做,才能讓工作上的溝通更加有效率呢?
近年來,許多企業都開始利用交談軟體來解決這些多餘的手續與麻煩的功夫,成功實踐了效率
化的溝通方式。在本篇的系列連載內容中,筆者將實際以交談軟體活用者的觀點,來向各位介
紹電話與商務訊息的差別。


電話是怎樣的工具呢?

目前仍以「電話為中心」來進行業務溝通的企業不算少數吧。
但,使用電話往往會有
  • 一打來就會打斷手邊工作
  • 無法立即聯繫上必須接洽的人
  • 容易出現說錯、聽錯等問題
  • 邊聽還得邊作筆記的麻煩
等這些特徵,無論在任何情況下,電話都說不上是一種有效率的工具。
正因如此,最近改為以交談軟體來作為聯絡手段的企業越來越多了。
那麼,交談軟體與電話相較之下,究竟擁有那些優點呢?
以下將利用幾個工作中常見的情況來向各位說明。


明明想說的事情就只有一點點而已…




電話:必需聯絡的人若不在,就只能反覆留言或重撥
  • 使用電話連絡時,未必每次都會是想聯繫的對象本人接,每每都得託人通報。
  • 而且,若對方不在,還必須考慮是要請人轉達留言還是稍後重播,或者請對方回電。
  • 例如「明天的會議開始時間要變更為30分」、「想請對方帶上回的討論資料」等,只是為了傳達這些小小的事情,卻可能因時機不合而導致浪費掉互相的時間與功夫。

訊息:直接傳給本人就好,不須留言或重撥
  • 使用交談軟體的話,有連絡事項時,只要在交談畫面中選擇對方,並傳送「明天的會議將改至〇點」、「請把下次的討論資料帶過來」等訊息即可。
  • 訊息將直接傳送至對方的交談畫面中,再也不必苦惱於重撥或留言了。


發生轉達錯誤・說了還是沒說的問題!




電話:容易發生聽錯、說錯或忘記轉達等問題
  • 使用電話時,「在當下正確傳達・理解」這件事至關重要。
  • 若不小心說錯或聽錯的話,就無法成功地共享正確情報了,這也往往會成為問題發生的導火線。
  • 不管再怎麼小心謹慎,「說了・沒說」的證據都無法被留下,事後難以再次確認當時到底是什麼情況。

訊息:所有的往來都留有書面,事後還能確認!
  • 使用交談軟體的話,所有的交談都將以書面被記錄下來,只要打開交談軟體,想確認幾次都行。
  • 不容易發生說錯・聽錯或忘記轉達的問題,也無須像電話一樣花費時間來做筆記、重複問問題等。


只是想傳達不能讓周圍的人聽到的情報而已…




電話:不只對方,連周圍的人都有可能聽到,易受到場地限制
  • 使用電話時,想傳達的事情除了用口頭表示外別無他法。因此,想傳達「客戶情報」、「金錢方面」等,這些「有點不太想讓旁人知道…」的事情時,必須十分小心謹慎。就算換成用手機,往往還是得邊說邊找人少的來進行通話,頗為麻煩。

    訊息:不想被聽到的話也很方便說
  • 使用交談軟體時,可以利用個別傳送訊息,來確保只有對方能收到情報。
  • 就算想傳達不能被旁人聽到的情報,也無須受到地點的限制而小心翼翼。


因此,若溝通的手段還只停留在以電話為中心的話,業務處理的效率將很可能會惡化。
在下回的文章中,筆者將繼續為各位介紹電話與訊息還有什麼其他的不同。

2018年8月8日 星期三

「ChatWork Live」UI更新!一目瞭然的視訊通話畫面,讓在家辦公更輕鬆




ChatWork的「ChatWork Live」UI已經更新囉。
UI更新後,無論是在家工作・遠距工作地進行都將變得更加地流暢!

本次的更新各位一看便知!首先,通話對象的畫面將可擴大為全螢幕,如此通話時更能一邊觀察對方的表情。
還有,畫面共享時的細節也都能看得更清晰了喔。

【更新前】



【更新後】

「還沒使用過ChatWorkLive」的朋友們,趕快趁此機會試用看看吧!以下將為您簡單介紹Live的開始用法。


開始視訊通話
點擊訊息輸入欄中的「攝影機」符號,即可開始視訊通話。


然後選擇想通話的對象,並按下「視訊通話」按鈕 。

被選擇的使用者將會收到來電鈴聲的通知。此外,交談中將出現「已開始ChatWork Live」的訊息,交談內的其他使用者只要點擊「開始ChatWork Live」按鈕,即可參加通話。


不只是公司內部的會議,還有與外部的會議,只要活用「ChatWork Live」,就能成功減少在炎熱烈日下的移動機會了。好好利用「ChatWork Live」,一起來預防中暑吧!

如何同時使用多個ChatWork帳戶

為了能在各式場合中活用ChatWork,許多使用者會將公司用帳戶、副業用帳戶、學校家長會帳戶與私人帳戶等多個的帳戶分開使用。


今天想和各位分享同時使用多個ChatWork帳戶的方法。


活用電腦版軟體



只要利用電腦版軟體,就可以同時登入多個帳戶了。


下載並安裝電腦版軟體後,點擊右上角的「+」符號,登錄ChatWork帳戶後,就可以切換使用多個ChatWork帳戶了。



用網頁版使用多個ChatWork帳戶



使用Firefox、Google Chrome等多種瀏覽器,就可以同時利用各個瀏覽器登入不同的帳戶了。


使用Google Chrome時,只需利用管理其他使用者>新增使用者私密瀏覽(無痕式視窗),即可同時在不同視窗中分別使用各個帳戶。


點擊Google Chrome右上角的圖示來切換使用者,利用視窗來分別不同使用者,就可以同時保持登入多個ChatWork帳戶了。




在無痕模式中登入



使用Google Chrome的私密瀏覽(無痕式視窗)時,點開右上角的選單,並選擇「新增無痕式視窗」。選擇「無痕式視窗」後,背景會變為黑色。



私密瀏覽(無痕式視窗)除了不會留下瀏覽記錄外,社群軟體等的登入狀態、擴充功能等資訊也都不會被記錄下來。不想保持登入狀態,或無須使用擴充功能時非常方便喔。

同時使用多個ChatWork帳戶的方法有很多種,各位可以依自己的使用習慣來活用喔!

2018年8月1日 星期三

4個意外好用的ChatWork訊息裝飾法

目前為止的部落格文章大多以新手教學居多,而今天想向各位分享的是如何使用幾個特殊標籤來裝飾寫好的訊息。


| 用[hr]拉出線條




用線條分割訊息,更好閱讀。


| 開頭寫入[qt]、結尾寫入[/qt],標記出引用符號

 


可活用於引用第三者的發言、文章等。


| 訊息前後插入[info][/info],幫文字加上框線




可用來將整理好的文字與其它部分做出區別

2018年6月26日 星期二

擦亮律師金招牌 台日律師研討會熱烈展開


左起:李荃和律師、楊貴智律師、藤井聰律師以及雷皓明律師

2018年由 ChatWork 主辦,喆律法律事務所以及大恆國際法律事務所協辦之台日律師研討會,於6月14日在台北77OMG文創中心熱烈展開。