2018年4月18日 星期三

平平都是8小時,為什麼他可以做這麼多事?

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目次



  • 前言
  • 八小時的黃金比例
  • 把必做項目安排在固定時間
  • 留白的藝術
  • 善用工具軟體
  • 總結



前言


「為什麼上班時間老是不夠用?」
「又得加班了……」
「好不容易訂好行程,卻總被一大堆突發狀況給打斷……」
「整日埋首工作,一抬頭竟已到下班時間,而進度卻只完成了不到一半!?…」
「為什麼一樣是八小時,那個人卻可以做這麼多事?」

相信這些都是許多人的心聲吧?今天欣妤想在這裡和大家分享一些自己整理出來的時間分配原則(雖然目前還在努力中……),希望有朝一日我們都可以成為公司裡的最速傳說。



八小時的黃金比例


還記得我們在培養好習慣,提高工作生產力(高級篇)中曾提到,以「2 小時為單位」的時間分段秘訣嗎?時間的分配盡量不要太粗或太細,粗略容易導致執行鬆散過度細分又可能造成進度太趕,變成東拼西湊的惡性循環。

今天我們將以這個原則為基礎,和大家談談如何將必做事項(TODO LIST)妥善安排到行程裡。以大多數台灣公司朝九晚五的工時為例,欣妤建議可將其中兩小時拆分成前一小時與最後一小時,用以準備與收尾,其他時間則依照「兩小時原則」彈性分配喔!

如以下例分成 5 個區段:
9:00-10:00
10:00-12:00
13:00-15:00
15:00-17:00
17:00-18:00



把必做項目安排在固定時間


例行公事往往容易成為時間分配上的盲點,例如收發信件、整理報表等。有些人或許因為事小而從不特別安排固定時間執行,只需「有空時」再來處理即可,殊不知這樣卻可能會浪費掉更多時間。

有效率的人是沒有所謂「有空」的,妥善利用時間的秘訣就在於「化零為整」

許多人的習慣閒來無事時就收一下信,或者有信就回,不顧緊急性或必要性,打斷手邊工作。但若根本沒有來信,那點信箱的動作不就等於白白浪費了2分鐘嗎?零碎回覆非緊急性訊息,則更可能成為慢性拖垮行程表的元兇2~3分鐘雖短,但加總起來數量卻非常可觀。

我們一樣可以利用2小時原則,將這些零碎時間整合為一,變為其中的固定行程之一。例如收發信件就可以設定為每2小時一次的活動,除緊急性事務外皆批次處理,如此一來,就算沒有來信,也不至於再浪費過多的2分鐘了。



留白的藝術


固定好的行程,最怕被突發狀況打斷了。如果經常發生這種問題,可能就該反省是否將行程排得太「緊」了。

日本東レ経営研究所的主任研究員渥美由喜曾在分析中指出「工作中平均有20%~30%是突發狀況」,如果行程太緊,就可能導致毫無餘力去面對突發狀況,因此「留白」也是很重要的。

建議可以將每日行程中的其中1~2個區段分配為隨時可替代、改期的工作,一有突發狀況就可以馬上挪用來處理問題,沒有狀況時便用來準備非立即性工作,未雨綢繆。



善用工具軟體


別忘了將規劃好的行程表記入 App 或電腦軟體中,方便閱讀、整理、修改。工具軟體的好處就在於共享機制,例如 Google 日曆就是十分好用的工具之一。任何新狀況、行程更動,都可立即在雲端與團隊進行情報交換,溝通更加順利。

欣妤的小祕訣是,除了線上日曆外,還會自己利用 ChatWork 中「我的交談」區塊,在裡面新增代辦事項與期限,使工作項目一覽無遺,隨時確認進度,成功降低遺漏的機率,讓工作更確實又有效率喔!



總結


掌握時間就是增進效率的第一步,希望看完今天這些技巧後,大家在規劃行程時會更有方向喔!建議不要當天才規劃行程表,這樣容易拖慢進度喔。欣妤自己是習慣利用最後一小時的收尾工作來進行規劃,有興趣的朋友也可以參考看看(大家都做得到)下班前大家都在做什麼?效率哥效率姐必學的3個好習慣




林欣妤

大學畢業後赴日工作,期間學習了日本政府推行的工作方式改革的概念,返台後從事過科技業、廣告業。

目前正在 ChatWork 活用過去經驗,向台灣企業介紹工作方式改革與其實踐的方法。

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全世界已經有超過 160,000 企業正在開始改變工作方式

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