目次
- 前言
- 八小時的黃金比例
- 把必做項目安排在固定時間
- 留白的藝術
- 善用工具軟體
- 總結
前言
「為什麼上班時間老是不夠用？」
「又得加班了……」
「好不容易訂好行程，卻總被一大堆突發狀況給打斷……」
「整日埋首工作，一抬頭竟已到下班時間，而進度卻只完成了不到一半！？…」
「為什麼一樣是八小時，那個人卻可以做這麼多事？」
相信這些都是許多人的心聲吧？今天欣妤想在這裡和大家分享一些自己整理出來的時間分配原則（雖然目前還在努力中……），希望有朝一日我們都可以成為公司裡的最速傳說。
八小時的黃金比例
還記得我們在培養好習慣，提高工作生產力（高級篇）中曾提到，以「2 小時為單位」的時間分段秘訣嗎？時間的分配盡量不要太粗或太細，粗略容易導致執行鬆散，過度細分又可能造成進度太趕，變成東拼西湊的惡性循環。
今天我們將以這個原則為基礎，和大家談談如何將必做事項（TODO LIST）妥善安排到行程裡。以大多數台灣公司朝九晚五的工時為例，欣妤建議可將其中兩小時拆分成前一小時與最後一小時，用以準備與收尾，其他時間則依照「兩小時原則」彈性分配喔！
如以下例分成 5 個區段:
9:00-10:00
10:00-12:00
13:00-15:00
15:00-17:00
17:00-18:00
把必做項目安排在固定時間
例行公事往往容易成為時間分配上的盲點，例如收發信件、整理報表等。有些人或許因為事小而從不特別安排固定時間執行，只需「有空時」再來處理即可，殊不知這樣卻可能會浪費掉更多時間。
有效率的人是沒有所謂「有空」的，妥善利用時間的秘訣就在於「化零為整」。
許多人的習慣閒來無事時就收一下信，或者有信就回，不顧緊急性或必要性，打斷手邊工作。但若根本沒有來信，那點信箱的動作不就等於白白浪費了2分鐘嗎？零碎回覆非緊急性訊息，則更可能成為慢性拖垮行程表的元兇。2~3分鐘雖短，但加總起來數量卻非常可觀。
我們一樣可以利用2小時原則，將這些零碎時間整合為一，變為其中的固定行程之一。例如收發信件就可以設定為每2小時一次的活動，除緊急性事務外皆批次處理，如此一來，就算沒有來信，也不至於再浪費過多的2分鐘了。
留白的藝術
固定好的行程，最怕被突發狀況打斷了。如果經常發生這種問題，可能就該反省是否將行程排得太「緊」了。
日本東レ経営研究所的主任研究員渥美由喜曾在分析中指出「工作中平均有20%～30%是突發狀況」，如果行程太緊，就可能導致毫無餘力去面對突發狀況，因此「留白」也是很重要的。
建議可以將每日行程中的其中1~2個區段分配為隨時可替代、改期的工作，一有突發狀況就可以馬上挪用來處理問題，沒有狀況時便用來準備非立即性工作，未雨綢繆。
善用工具軟體
別忘了將規劃好的行程表記入 App 或電腦軟體中，方便閱讀、整理、修改。工具軟體的好處就在於共享機制，例如 Google 日曆就是十分好用的工具之一。任何新狀況、行程更動，都可立即在雲端與團隊進行情報交換，溝通更加順利。
欣妤的小祕訣是，除了線上日曆外，還會自己利用 ChatWork 中「我的交談」區塊，在裡面新增代辦事項與期限，使工作項目一覽無遺，隨時確認進度，成功降低遺漏的機率，讓工作更確實又有效率喔！
總結
掌握時間就是增進效率的第一步，希望看完今天這些技巧後，大家在規劃行程時會更有方向喔！建議不要當天才規劃行程表，這樣容易拖慢進度喔。欣妤自己是習慣利用最後一小時的收尾工作來進行規劃，有興趣的朋友也可以參考看看（大家都做得到）下班前大家都在做什麼？效率哥效率姐必學的3個好習慣！
林欣妤大學畢業後赴日工作，期間學習了日本政府推行的工作方式改革的概念，返台後從事過科技業、廣告業。
目前正在 ChatWork 活用過去經驗，向台灣企業介紹工作方式改革與其實踐的方法。
加欣妤為好友 😀
全世界已經有超過 160,000 企業正在開始改變工作方式
因應時代潮流，借鏡日本，和我們一起提早做好準備
工作方式改革的最前線 - ChatWork -