目次
- 前言：簡化思考，成就高效率
- 從PDCA到CAPD
- 工作的因式分解
- TODO LIST
- 分割工作時間
- 六分滿的工作
- 總結
前言
之前我們一起在培養好習慣，提高工作生產力（初級篇）一起複習、重新認識充滿魅力的PDCA管理術。今天欣妤想和各位分享的是一本最近閱讀的好書，《1分で仕事を片づける技術》（1分鐘工作整理術），作者是近年來以思考整理家身分活躍於日本各大講演、人才教育活動的經營顧問兼作家，鈴木進介先生。
以本書的內容為基礎，再加上鈴木進介先生在講演中所提出的一些思考方式，來向各位介紹幾個值得參考的觀點，有了PDCA的好基礎後，如何更精進思考上的簡化，提升工作效率。
從PDCA到CAPD
書中提到：「PDCA的實行的確能讓工作進展順利，但若還想讓工作速度更快的話，應調整PDCA的順序，改以Check（檢驗）→Action（此處改為改善）→Plan（計畫）→Do（執行）的順序來執行。」這是為什麼呢？
簡單來說就是因為P到D「假設與驗證」所花費的時間太長的緣故，當工作進行到一定程度時，有時候與其從P開始重新假設，倒不如以C來檢視現狀，了解當下的問題點在哪，再進入A來改善現狀。透過不斷檢驗的過程，可以更快速達到新的平衡，找到更有效率的解決方案。
工作的因式分解
鈴木進介先生曾在講演中提到，工作生產力高的人懂得如何簡化，而不只是陶醉在自己的努力裡，簡化可以成就更多的工作成果。所謂的「工作」即是「可分解的作業」，所有的工作都可以從因式分解開始。一個龐大的工作項目乍看之下困難，但若細分成小項來分開處理，就會發現其實很簡單。
這與日本電產的社長永守重信所提出的「千切り経営」（細分化經營）的理念相同，所謂的細分化，就是將所有大事件分化為許多小細節來思考、處理，就像組裝一部大機器一樣。
TODO LIST
各位在工作時有列清單的習慣嗎？鈴木先生提出了一種列完清單後，考慮輕重緩急的方式。判斷重點有三大項：「緊急性／重要性」、「固定／不固定」、「自己的工作／他人的工作」。以剛才提及的簡化思考方式為基礎，看清工作全局，進而安排代辦事項，使工作更有效率。
清單的最大目的就在於減少工作量。有些工作很重要，但未必緊急，就可不必優先處理；工作形式固定的工作處理速度最快，可以先迅速完成；可委任他人的工作盡量委任給他人，做好妥善的團隊分工。
分割工作時間
工作時間的分配不要太粗略，可以盡可能平均分段，例如上班時間9點至18點的話，則可以每兩小時作為一個區段，並配合已列出的清單來安排工作的執行。由於所有工作都已先經過細分化，因此以兩小時為單位來處理各個小部分並不困難，用分段、分項執行的方式，讓生產力提高吧。
六分滿的工作
「Done is better than perfect.」—Mark Zuckerberg （Facebook執行長）
不是所有的工作都必須追求完美，有些階段性的作業可以先追求六分滿即可。
鈴木先生把工作分為「必須100%完成的」與「可先只完成至60%的」兩種，利用TODO LIST中所列出的輕重緩急，可以安排優先順序，進而透過100%與60%的思考方式，來快速減少工作量。
例如兩小時後的會議資料就是必須100%完成的工作，但公司內部的某些提案則未必有立即性，只需先完成至60%左右的進度，方便下次接手即可。
總結
各位覺得如何呢？今天分享的只是其中的一小部分，有興趣的朋友也可以參閱下方連結，了解更詳細的資訊喔。希望今天的文章會對各位有所幫助、增進工作的效率與生產力，欣妤與各位共勉之。
資料來源：
《1分で仕事を片づける技術 》2017/10/13 鈴木進介(著)
仕事で生産性が高い人の段取り術とは？（鈴木進介演說影片）
業績の悪い企業は「永守3大経営」ができてない
大學畢業後赴日工作，期間學習了日本政府推行的工作方式改革的概念，返台後從事過科技業、廣告業。
目前正在 ChatWork 活用過去經驗，向台灣企業介紹工作方式改革與其實踐的方法。
加欣妤為好友 😀
全世界已經有超過 160,000 企業正在開始改變工作方式
因應時代潮流，借鏡日本，和我們一起提早做好準備
工作方式改革的最前線 - ChatWork -