2018年3月6日 星期二

培養好習慣,提高工作生產力(初級篇)

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目次



  • 前言:越不景氣,越是該打好基礎—PDCA管理術
  • PDCA 的基本架構
  • 有效進行PDCA的循環
  • 總結



前言


或許有些人對這個名詞並不陌生,PDCA 管理術可說是自 20 世紀後半以來的職場經典,也是許多大企業在目標管理、品質控管中成功的關鍵,一門「如何將理想實踐」的學問。結構簡單、耳熟能詳,卻是在這個不景氣又經爭激烈的時代中,需要好好掌握的知識。

經典之所以能成為經典,相信必然有其歷久不衰的原因,今天欣妤想要帶各位一同來複習這套理論,了解其箇中奧妙。用PDCA打好基礎,讓工作更確實,提高效率


PDCA的基本架構


PDCA循環,即運用Plan(計畫)、Do(執行)、Check(查核)、Action(行動)的四項階段,來確保目標執行、達成的技術。可以應用在學習、經營策略、品質管理、增進效率等各種方面,利用循環重複檢視調整,可以讓我們看清目標、找到確實的執行方法,延伸至下一個循環。
以下就讓我們針對PDCA的各個步驟來深入了解它的方法與魅力吧。



Plan(計畫)


計畫的第一步,在於建立明確的目標。目標訂定清楚,可以更有效認清現況與理想的差距,進而有效規劃執行方法。遙不可及與不明確的目標會導致課題設定困難。舉例來說,比起「提升業績」,「今年以內將業績提升至150萬」就來得簡單明瞭。明確的目標有利於接下來的課題擬定與計畫

設定目標以後,再來是課題與計畫。我們該如何達到150萬的目標?例如多拜訪客戶、擬定促銷方案、獎勵制度等,這就是「課題」。選定課題後才能逐步計畫,比方說促銷方案要誰負責、何時開始、怎麼宣傳等詳細內容。



Do(執行)


P(Plan)階段擬定的計畫完備後,就進入D的執行階段,執行與P中的計畫息息相關,有時計畫不夠具體,可能導致執行的失敗。因此執行等於是計畫即目標的再檢視,執行階段可以驗證P階段的可行性。計畫必須具體,任務化,且不能太過抽象龐大,才能使執行步驟順利完成。



Check(查核)


在執行階段所發現的新資訊,如問題點或意外的結果等,都是C階段用以查核並修正、改善的依據。例如決定要以促銷方案來增加業績後,有沒有可能因過度促銷導致總體營業額反而下降或不變?查核後可能發現,或許問題點在於缺乏新的客源,或是促銷方案的設計並不理想等。

C等於是PD的再檢視,透過P的假設與D的實踐,不斷重新檢視與調整,逐漸找出最有效的解決方案。發現結果不理想時,可以重新倒回D或P來擬定、執行,不過切勿過度沉浸在PDC的循環裡,再完美的目標與計劃,缺乏自信的行動力也是徒勞。



Action(行動)


Action這個名詞,有時很容易產生迷思,它到底與Do差在哪裡呢?其實我們可以將A理解成調整或再行動,在PDC三項步驟中,我們從計畫、執行到發現問題點並找到解決方案,而接下來的A等於是此項行動的最後評估。它的結果可能是調整方案,如改變目標、改變計畫或變更解決方法,也有可能是不需調整。根據評估以決定後續的行動,如繼續執行原案、改善或進入新的PDCA循環。



有效進行PDCA的循環


PDCA的執行是雙向不斷循環的,在執行過程中務必時常重新檢視各項環節,它能更有效地讓我們細分各個項目並確實的解決、行動。不斷檢視的過程看似花費時間,卻反而能更加精準抓住工作要領。省去不必要的步驟、找到正確的方法,才能真正提高效率。

一項工作裡並不一定只有一個PDCA循環,PDCA也可以是一個大循環中的好幾個小循環。我們可以把其中任一步驟再細分為更小的PDCA,逐步確立有效的工作方法。

過系統化的邏輯思維做好工作管理,不管再大、再複雜的事物都能更加冷靜分析處理,這便是PDCA為何有效,及其魅力所在吧。



總結


PDCA是一門努力的方法論,它可以協助我們穩扎穩打、確實執行,讓事業規劃、工作執行都能擁有更加穩定的好基礎。
努力不一定會成功,但只要努力對方向、努力得確實,必定可以讓我們離成功更進一步。讓我們一起活用PDCA,為未來奮鬥的自己贏在起跑點。




林欣妤

大學畢業後赴日工作,期間學習了日本政府推行的工作方式改革的概念,返台後從事過科技業、廣告業。
目前正在 ChatWork 活用過去經驗,向台灣企業介紹工作方式改革與其實踐的方法。

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