2018年3月2日 星期五

(大家都做得到)下班前大家都在做什麼?效率哥效率姐必學的3個好習慣

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目次

  • 前言
  • 下班前 1 小時,把握時間做最後的收尾工作
  • 下班前 15 分鐘,寫封信給明天的自己
  • 下班前 5 分鐘,還給自己乾淨的桌面吧
  • 總結


前言

下班時間倒數,大家都在做什麼呢?

忙碌的一天時間總是不夠用,眼看就快要下班了,如何利用最後的時間會是能否在職場勝出的關鍵。今天欣妤想和各位分享 3 個下班前可以養成的好習慣,只是簡單的小動作,就能輕鬆提升工作效率、增進工作能力喔!






下班前1小時:把握時間做最後的收尾工作



下班前1小時,趕快把手邊工作告一段落吧!

每天業務繁雜,處理事項眾多,有時眼看就要下班了,離進度完成卻還遙遙無期。但如果不是絕對要在今天完成的話,建議別勉強做「完」。

理由是欲速則不達,努力繼續拚到完成,操之過急的結果可能導致成效不夠完美,最後搞得下班前還在手忙腳亂,為了整理、交接只得利用加班時間,倉促收尾的結果,導致明天想繼續時不知從何下手,反而花更多時間,說實在是有點划不來的。

或許我們無法追求迅速把工作完成 100%,但卻可以盡善盡美地收尾以利工作接續。利用最後 1 小時把工作頭緒理清,重新檢視整體狀況,和明天的自己完美交接會是比較好的選擇。

可以把大項工作細分成幾個小項目來檢視,如此一來,哪個可以先做、哪個可以留到明天,事情的輕重緩急一目瞭然。處理不完的項目可以列成清單或進度表,明天接續工作時就能更加順利了。


下班前15分鐘:寫封信給明天的自己

收尾工作都告一段落後,別忘了預先規劃明日的代辦事項,讓明天的工作能有更好的開始。

未處理完的工作進度表、預定執行項目、預計發送的郵件等,全都可以規劃進簡單的時間表內。早上一到公司就想先處理的事情,可以另外準備一張便條放在明顯位置來交代明日的自己。妥善做好未來的時間規劃,讓明日的自己能更輕鬆上軌道,工作更有效率。

養成好下班前規劃明日預定的習慣,一邊安排,一邊檢討今日成果,若今日的表現不如昨日預想,那可以思考自己是否規劃得不夠妥當、行程排得太擠。每天持續進行,久而久之會慢慢找到屬於自己的時間規劃方法的。


下班前的最後5分鐘:還給自己乾淨的桌面吧!



工作告一段落,行程也安排妥當後,利用最後的時間來整理桌面吧。整理的動作可以讓一整天忙碌的大腦好好休息,靜下心來把該收拾的文件、資料分門別類歸檔,文具、私人物品歸位,讓桌面回到整潔狀態,讓明日自己的一天能夠有個乾淨的開始,一到公司就能馬上進入狀況。

電腦的桌面也是,雖然欣妤最近的桌面好像爆炸過一般亂,前陣子有每天在實行桌面整潔活動時,每天上班打開電腦都覺得自己很有效率,連帶上班心情也變好呢!(完全的自我感覺良好派)


總結

各位覺得如何呢?這三個小動作雖然看起來並不困難,但要堅持每天做卻是有點難度的呢(欣妤小編親身體驗...)。只要養成簡單的好習慣,妥善規劃時間,不但能準時下班,還可以讓每日的工作更加順利又有效率。每天多贏一點,在職場中自然會得到越多機會的,好的欣妤現在要來整理桌面了(溜~)




林欣妤

大學畢業後赴日工作,期間學習了日本政府推行的工作方式改革的概念,返台後從事過科技業、廣告業。

目前正在 ChatWork 活用過去經驗,向台灣企業介紹工作方式改革與其實踐的方法。

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