目次
- 前言:簡化思考,成就高效率
- 從PDCA到CAPD
- 工作的因式分解
- TODO LIST
- 分割工作時間
- 六分滿的工作
- 總結
前言
之前我們一起在培養好習慣,提高工作生產力(初級篇)一起複習、重新認識充滿魅力的PDCA管理術。今天欣妤想和各位分享的是一本最近閱讀的好書,《1分で仕事を片づける技術》(1分鐘工作整理術),作者是近年來以思考整理家身分活躍於日本各大講演、人才教育活動的經營顧問兼作家,鈴木進介先生。
以本書的內容為基礎,再加上鈴木進介先生在講演中所提出的一些思考方式,來向各位介紹幾個值得參考的觀點,有了PDCA的好基礎後,如何更精進思考上的簡化,提升工作效率。
從PDCA到CAPD
書中提到:「PDCA的實行的確能讓工作進展順利,但若還想讓工作速度更快的話,應調整PDCA的順序,改以Check(檢驗)→Action(此處改為改善)→Plan(計畫)→Do(執行)的順序來執行。」這是為什麼呢?
簡單來說就是因為P到D「假設與驗證」所花費的時間太長的緣故,當工作進行到一定程度時,有時候與其從P開始重新假設,倒不如以C來檢視現狀,了解當下的問題點在哪,再進入A來改善現狀。透過不斷檢驗的過程,可以更快速達到新的平衡,找到更有效率的解決方案。
工作的因式分解
鈴木進介先生曾在講演中提到,工作生產力高的人懂得如何簡化,而不只是陶醉在自己的努力裡,簡化可以成就更多的工作成果。所謂的「工作」即是「可分解的作業」,所有的工作都可以從因式分解開始。一個龐大的工作項目乍看之下困難,但若細分成小項來分開處理,就會發現其實很簡單。
這與日本電產的社長永守重信所提出的「千切り経営」(細分化經營)的理念相同,所謂的細分化,就是將所有大事件分化為許多小細節來思考、處理,就像組裝一部大機器一樣。
TODO LIST
各位在工作時有列清單的習慣嗎?鈴木先生提出了一種列完清單後,考慮輕重緩急的方式。判斷重點有三大項:「緊急性/重要性」、「固定/不固定」、「自己的工作/他人的工作」。以剛才提及的簡化思考方式為基礎,看清工作全局,進而安排代辦事項,使工作更有效率。
清單的最大目的就在於減少工作量。有些工作很重要,但未必緊急,就可不必優先處理;工作形式固定的工作處理速度最快,可以先迅速完成;可委任他人的工作盡量委任給他人,做好妥善的團隊分工。
分割工作時間
工作時間的分配不要太粗略,可以盡可能平均分段,例如上班時間9點至18點的話,則可以每兩小時作為一個區段,並配合已列出的清單來安排工作的執行。由於所有工作都已先經過細分化,因此以兩小時為單位來處理各個小部分並不困難,用分段、分項執行的方式,讓生產力提高吧。
六分滿的工作
「Done is better than perfect.」—Mark Zuckerberg (Facebook執行長)
不是所有的工作都必須追求完美,有些階段性的作業可以先追求六分滿即可。
鈴木先生把工作分為「必須100%完成的」與「可先只完成至60%的」兩種,利用TODO LIST中所列出的輕重緩急,可以安排優先順序,進而透過100%與60%的思考方式,來快速減少工作量。
例如兩小時後的會議資料就是必須100%完成的工作,但公司內部的某些提案則未必有立即性,只需先完成至60%左右的進度,方便下次接手即可。
總結
各位覺得如何呢?今天分享的只是其中的一小部分,有興趣的朋友也可以參閱下方連結,了解更詳細的資訊喔。希望今天的文章會對各位有所幫助、增進工作的效率與生產力,欣妤與各位共勉之。
資料來源:
《1分で仕事を片づける技術 》2017/10/13 鈴木進介(著)
仕事で生産性が高い人の段取り術とは?(鈴木進介演說影片)
業績の悪い企業は「永守3大経営」ができてない
林欣妤
大學畢業後赴日工作,期間學習了日本政府推行的工作方式改革的概念,返台後從事過科技業、廣告業。
目前正在 ChatWork 活用過去經驗,向台灣企業介紹工作方式改革與其實踐的方法。
加欣妤為好友 😀
全世界已經有超過 160,000 企業正在開始改變工作方式
因應時代潮流,借鏡日本,和我們一起提早做好準備
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