2016年5月11日 星期三

決定運用規則後,ChatWork化為更強而有力的工具!②

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誠摯感謝您使用ChatWork!
在ChatWork自在的交談。


決定使用規則後,各位即可有效率地使用、將ChatWork的優點發揮最大極限。
初次使用ChatWork的人只要使用規則就可減少失敗、圓滑地開始交談,務必決定請先決定使用規則。


此回為運用規則一例的第二回,各位敬請參考,設定所屬組織才用的使用規則吧!
第一回的文章在這裡:決定運用規則後,ChatWork化為更強而有力的工具!①


使用規則例④工作管理工具



ChatWork的特徵之一為「工作管理」功能。
好好使用此功能即可有效進行溝通、可順利處理群組聊天室的成員的工作。


想細分規則的情形,請依下列各階段思考看看。
・分派工作的時機:該於何時分配工作
・工作內容的寫法:該寫什麼資訊
・分派工作的對象:誰是適合擔任此工作的對象
・設定期限:考慮工作需花費作業時間、天數
・工作完成的時點:有什麼就算完成工作


以實際例子來看以下的狀況。


事先擬好可明確表達「做什麼才好」的文章範本
工作列入的內容未完整傳達的話,為再次確認而傳訊息確認就產生了不必要的麻煩。盡可能將書寫的內容統一,以易傳達的寫法告知。

寫下制定好業務的標準工期
不習慣工作分派的人,大多無法掌握標準工期需費時多久,也許會因場合產生失禮的不合理行為。
如可將工作內容共通的話,在右上的告示板中列下設定標準工期等資訊。工作指派時「與標準有多少差異呢?」相比較下,即可減少不合理的工作指派。


限制部署間業務群組聊天室的成員功能
部署間業務往來時,由上司調整成員業務量的情形吧。


並非由成員們自由交流檔案、分派工作,大家交換意見到「那動工吧!」的期間,由上司指派工作,可反映在既有的業務上。


使用規則例⑤檔案管理規則



即使是擁大容量檔案儲存空間的ChatWork,在需頻繁使用圖片與影片檔的業務中,仍會產生儲存空間不足的情形。

※受理追加方案費用以增加儲存容量。(前往ChatWork官方網站)

如要詳細制定規則,請試著參考下列重點。
・檔案名:將檔案的命名方式樣板化
・檔案的刪除時機:專案結束後的3個月等
・檔案上傳場所:設立檔案上傳專用的聊天室
以實際例子來看以下的狀況。


制定檔案命名規則
事先決定檔案命名方式,可以搜尋輕易找到檔案、亦可搜尋不要的檔案一次刪除。


日期也好、共通的專案名稱、上傳者的名字都可以喔。


運用保存檔案用聊天室
比起在各聊天室中上傳檔案,比較推薦設置檔案保存用的聊天室在此保存。試著新設立「◯◯PJ用檔案放置處」之類的聊天室吧!


檔案上傳後立刻取得連結,在關係聊天室中發送檔案保存場所的訊息,即可在聊天室內有效率地交流檔案。
專案結束時,只要留存過去交談紀錄的主要聊天室、刪除檔案放置場所的聊天室,即可一口氣僅刪除檔案。


制定刪除檔案的規則
檔案依上傳順序排列關係,每月月底刪除舊檔案、定期以副檔名搜尋刪除大容量圖片檔等,只要稍微制定規則即可運用規定儲存容量範圍。


規定上傳的檔案務必以日期命名等運用規則,即可有效率地從舊檔案開始刪除。




使用規則例⑥使用規則的格式



①~⑤的範例已製作成範本。
當您進行公司內部發表・說明會等時刻敬請替換使用。
如何呢?


由於世上有形形色色的企業文化,配合所屬組織的規定制定使用規則,可讓業務更有效率。
另使用規則並非僅在開始時決定,請隨著進度逐步調整。


請各位務必制定適合的規則,活用ChatWork喔!
今後也為讓各位用戶可流暢使用ChatWork,我們團隊將持續精進功能與改善。
各位的需求為今後開發重要的參考資訊,ChatWork的意見・需求表誠心等候各位的反饋意見

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