2017年4月21日 星期五

即使是有PC恐懼症的員工,也不會抗拒排斥,願意使用

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御殿場高原啤酒株式會社在靜岡縣御殿場市經營4間餐廳,並且販售當地特產啤酒。餐飲現場許多員工都有PC恐懼症,以前是趁見面的時候,用口頭方式共享資訊。改變此種現象的,正是ChatWork。

https://goo.gl/QuLbGg













操作方式簡單且易懂,就是我選擇ChatWork的理由

是什麼契機讓您考慮導入ChatWork?

野口 : 一直以來,公司內部的聯絡工具,都是電子郵件和安全確認系統。雖然能夠統一發送資訊,但人員之間卻難以互相共享資訊。

您也覺得電子郵件使用不方便嗎?

野口 : 電子郵件只要忘了填入CC就會漏寄,而且一旦人員離職,還要記得從聯絡人清單刪除他的電子信箱......管理上非常麻煩。之前地震時,也曾發生過電子郵件塞車,無法寄出去,只好改用SNS聯絡。
發生地震時若要聯絡人員,的確是使用安全確認系統比較好,而不是電子郵件,但安全確認系統是適合單向傳送資訊的工具,人員之間難以互相聯絡。因此,我們才會討論是否導入讓彼此能夠輕易交流,且易於管理的聊天工具。

目前市面上有許多種聊天工具,請問您選擇ChatWork的理由是什麼呢?

野口 : 最大的理由就是操作簡單且易懂。對一人擁有一台PC的辦公室行政人員來說,操作電腦沒什麼問題,但現場人員並非時常使用到電腦,甚至有員工會害怕使用PC。重點就是如何讓這一類員工不抗拒排斥,願意使用。ChatWork會在畫面左側列出聊天人員的姓名,很容易知道自己是在哪個聊天群組內。
提供5種基本款啤酒和1種季節限定啤酒,能時常品嚐到6種啤酒的御殿場高原啤酒,自1995年開幕以來,來店人數已超過1000萬人。


除了一般員工外,連同專職人員在內,全公司開始使用ChatWork

御殿場高原啤酒是全公司導入ChatWork。

野口 : 包含所謂的專職人員在內,全部67名員工都開始使用ChatWork。初期只有20個帳號,之後陸續增加。我們發現使用ChatWork之後,資料共享範圍愈來愈大,更加容易完成工作。

現場有什麼反應呢?

野口 : 沒有人覺得不滿。連最擔心的「困難」都沒有,在現場反而很常聽到「先寫在ChatWork上哦」,大家都習慣這種做法,ChatWork已經深入員工之間了。
在餐廳後場,工作人員利用ChatWork聯絡、確認業務。


根據參加成員,詳細設定聊天群組

請您具體說明一下使用方式和運用的工具等。

野口 : 首先是聊天群組,大致上分成全公司、管理者、管理者每月報告、各部門等。使用方式每個群組都不同,例如管理者每月報告的群組中,會事先上傳將在會議報告的內容,以加快開會速度。甚至還進一步細分成上傳檔案用的群組,以及彙整會議記錄的群組。
此外,公司員工、兼職人員都可以參加全公司這個聊天群組,會在群組上公佈與御殿場高原啤酒全體人員相關的資訊和通知。例如「1個月後店舖開始整修」和「明天要拍攝午餐的菜單,請先準備完畢」等資訊。可以自由發言,但也有人只讀不回。



















廚師們也運用ChatWork共享資訊

御殿場高原啤酒一共經營4間店舖,店舖之間是如何溝通呢?

野口 : 各店舖的廚師創設群組,透過群組交換資訊。例如共享「請在○日之前想好菜單」或是「牛肉價格便宜的供應商」等內容。本公司各店舖的食材共用,統一採購,因此廚師們之間共享資訊,對採購食材幫助很大。
智慧型手機也可以使用ChatWork,能立即傳送和想要他人共享的資訊,降低傳達疏漏的次數。烹飪以外的時間,也會在廚房確認聊天訊息。
為確保衛生,烹飪中禁止使用智慧型手機。

在使用ChatWork之前,是用什麼方式共享資訊呢?

野口 : 會在因為某事碰到面的時候順便告知。但是採用口頭方式,根本不會留下任何記錄,有可能發生說錯或爭執說過、沒說過等問題。如果是ChatWork就可以保留記錄,非常方便呢。


除了部門外,連專案也成立聊天群組

保留記錄這點和電子郵件一樣耶......。

野口 : 電子郵件的話,即使只單純共享資訊,也會讓收信的人覺得自己一定要回信。我們有3名廚師,但想共享的資訊不會只寄給其中一人。這時候就會覺得電子郵件不好用,但ChatWork能讓特定成員,共享某人無意間說出的事,真的非常方便。

原來如此。應該還有成立其他群組吧。

野口 : 是的。例如營業部的聊天群組中,會報告交貨完畢等事項。還有像是我們的集點卡一年前改版,那個時候參加專案的員工也成立了一個聊天群組。
另外,參加外部活動擺設攤位時,相關專案人員也一起成立聊天群組。目前打算開新的咖啡館,就利用聊天群組,共享店舖圖面和內部裝潢格局、時程表等。專案相關人員很難有機會全體聚在一起,所以利用ChatWork就可以共享資訊,真的幫了很大的忙。

聊天群組有使用規定嗎?

野口 : 必要時,誰都可以創設聊天群組。沒有特地設規定哦。









員工沒有配置PC的公司,也能有效利用ChatWork

請問導入ChatWork有哪些優點。

野口 : 剛才已經多次提到,最大的優點就是跨部門的工作,也可以共享資訊。開新咖啡館的專案,有許多部門的人員參與其中。如果沒有ChatWork,根本難以橫向合作。
而且,ChatWork還會保留記錄,比起電話和直接對話,更不會引起糾紛。它和電子郵件不同,人員不必被迫回信,即使是小事情,只要想到就可以寫上去。溝通方面的阻礙遠比電子郵件低許多

今後打算怎麼樣活用ChatWork?

野口 : 目前專職人員已全數開始使用,但兼職人員還沒有。ChatWork也很適合運用在管理輪班上,如果現場提出要求,我們會討論看看是否要使用ChatWork。
現在只有公司內部使用ChatWork,但或許日後可以使用在和外部人員交流上。

有什麼話想對目前考慮導入聊天工具的人說嗎?

野口 : 或許有人會覺得只是要聊天,根本沒想要共享資訊之類的,但其實ChatWork是效率很高的資訊共享工具。連智慧型手機都可以操作ChatWork,就算是未一人配置一台PC的公司,也可以輕鬆使用ChatWork哦。

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