經營6間餐廳的Relife公司引進ChatWork後，展現出業務速度加快、有效使用食材、改善人際關係方面的壓力、降低離職率等成效。此外，幹部4人的業務量減少了1成，並將空暇時間運用在投資上，讓營業額成長120% 。
為了讓總部和店舖之間，能確實雙向傳達資訊而引進ChatWork
請問在引進ChatWork之前，有遇到哪些課題？
稻見：我們遇到集團內部如何共享資訊這個課題。餐廳內有現場、管理部、幹部等多種職務，適合的時間很零散，容易發生「說過了、沒說、無法說」的問題。
一開始想透過郵件清單解決上述的問題，但過程不太順利。電子郵件屬於單向的聯絡方式，不清楚對方是否已經讀過信件，無法了解是否順利聯絡到對方。另外，中小企業很常一人同時擔任多個職務。也必須接連不斷地變更計劃。最後導致郵件清單愈來愈複雜。我自己也花了許多時間才建立好郵件清單。
小林：餐廳營業時，很難即時取得聯絡。營業時間結束後，才會透過電腦閱讀電子郵件，所以無法立即回信。就算打電話，對方也可能不在，或是忘了要說什麼。連繳交給總部的資料，也會發生「已繳交、未繳交」的問題。
坪井：我的工作是彙整店舖繳交給總部的資料。
使用電子郵件時，很難收集到資料。重要資料埋藏在大量的電子郵件之中，如果有需要對方確認的事，會打電話到店舖詢間「有看到嗎？」。每天都必須重覆這一項工作。
請問是什麼契機讓您決定引進ChatWork？
稻見：2011年9月拜訪了ChatWork公司，向他們學習如何使用IT提升業務的效率，再加上覺得應該儘量減少用口頭方式聯絡日常業務，因此後來決定引進ChatWork。
實際使用ChatWork後，發現總部和店舖之間，能夠順利地雙向傳達資訊。這樣一來，不但解決了郵件清單的問題，也可以共享資訊。我覺得能共享資訊很棒。工作的速度和品質變得完全不一樣。
全方面活用在全公司聯絡、委員會業務、預約巴士、舉辦宴會等
如何活用ChatWork呢？
稻見：運用在全公司內部人員溝通上。根據目的創設聊天群組，相關人員再加入該群組。
從總部和店舖全體員工參加的聊天群組「Relife廣場」開始，之後陸續成立推動專案的「經營企劃室」、「營業部」、「料理部」、「管理部」、「店舖」、年輕選拔成員組成的「委員會」、分配採購食材的「蔬菜的話」、集團共有的「管理接送巴士」、「聯絡宴會相關業務」等。
能順利繳交資料、不再需要催促業務的「繳交會議資料的聊天群組」
首先，請問餐廳部門覺得ChatWork有哪些優點。
小林：交流會議資料和繳交資料給總部變得非常輕鬆。一直以來，都是利用電子郵件寄送資料，結果產生「已寄出＆未寄出、無法掌握未繳交資料的人、不知道要影印幾份才好、影印資料很花時間」等問題。
使用ChatWork創設「只用來繳交會議資料的聊天群組」後，馬上解決了剛才提到的問題。之後再加上iPad一起使用，根本不必影印資料了。不再「找尋資料、隨身攜帶資料、裝訂資料」。
坪井：「收集資料」很花時間，每次都讓我大傷腦筋。利用ChatWork收集資料後，再將資料陸續上傳至一個群組內，未繳交資料的人就會覺得「自己不提出資料不行」，讓繳交資料的過程變得很順利。也因為如此，現在我不必再一個一個打電話到店舖催促了。
統一採購蔬菜，輕鬆分配蔬菜給店舖的「蔬菜的話聊天群組」
餐廳部門還有其他活用方式嗎？
坪井：有的。那就是「蔬菜的話聊天群組」。蔬菜是由集團統一向契作農場採購。各間店舖利用聊天群組，向總部聯絡自己想要的蔬菜。我會根據他們提出的項目來分配經費。
以前是透過電話詢問餐廳想要的蔬菜，但打電話過去的時候，會遇到剛好對方正在忙，沒辦法依自己所想完成工作。不過，現在只要看「蔬菜的話」這個群組，就可以知道哪裡發生了什麼事，對我幫助很大。
而且，在「蔬菜的話」這個群組內，也會交流食材相關的資訊。像是「A農家的蕃茄沒有了」、「芋類食材有5㎏多。有哪一間店需要嗎？」等。料理部的部長為了避免損失食材，會在聊天群組上公佈資訊。這樣一來，也可以有效利用食材呢。
食材由集團統一向精心挑選的契作農場採購。利用「蔬菜的話」這個聊天群組，就能順利分配食材給各間店舖。
降低葡萄酒採購成本，並且提升商品周轉率的「酒侍廣場」
貴公司好像有創設葡萄酒的聊天群組。
坪井：是的。我們有創設統一管理葡萄酒採購資訊、葡萄酒庫存狀況的聊天群組「酒侍廣場」。會在群組內彙整葡萄酒相關資訊，藉此降低採購成本、提升商品周轉率。可以從該群組連結到利用Google文件作成的「葡萄酒管理表」，大家共享葡萄酒庫存狀況、採購價格、販售方法等資訊。
另外，我們也會協助酒侍考試。利用群組聯絡酒侍考試讀書會和模擬考試等事務。考生新增「準備考試」這個工作後，大家再一起支援考生。一直到考試開始為止，公司全體人員也提升了自己葡萄酒方面的知識。
儘早完成傳單和POP的「營業部聊天群組」
請問製作傳單和POP方面，是如何活用ChatWork的？有什麼成果？
小林：利用「營業部聊天群組」聯絡促銷相關流程後，比以前還要快準備好所有的促銷物品。
以前不是白天沒空看電子郵件，就是尚未拿到POP和傳單的樣本，無法進行確認等。導致必須在當天關店休息後，才有辦法確認原稿、回信給設計人員，設計人員隔天再修正內容。
現在新增「請確認POP」這個工作後，只要有空就可以馬上確認，原稿完成之後，約1～2小時就會回覆。和以前相比，雖然製作的傳單量變多，但非常明顯地，不論是自己做判斷還是對方回應都變快了，能夠儘快完成1個POP。
全力培養新人，讓公司茁壯成長的「委員會聊天群組」
委員會活動也有使用ChatWork啊。
稻見：沒錯。我來介紹一下「理念和5S委員會」吧。
這個委員會選出一位年僅27歲的年輕員工擔任領導人。委員會推動5S活動，聊天群組以領導人為中心，大家發言相當踴躍。每天都會報告活動狀況。領導人就任初期，連採用哪種程序才能推行活動都不清楚，但管理部的坪井先生透過ChatWork協助領導人，陸續執行了許多企劃。
另外，所有參加這個群組的成員，只要看到大家各種發言內容，就會受影響提高知覺。除了公司員工外，兼職人員的注意力也愈來愈高了。
有助於提升客戶滿意度的店舖聊天群組「舉辦宴會」功能
請問各間店舖創設聊天群組後有哪些成效？
稻見：員工是採用輪班制。大家的上班、下班時間都不一樣。
1F餐廳、2F酒吧的店，可以將上下樓層結合成一個宴會場所。即使宴會場所分隔成上、下樓層，全體人員依然能輕鬆共享同一個資訊。
例如客戶決定舉辦宴會後，可以在一個聊天群組內，上傳座位、料理、大廳、菜單、接待客人注意事項、使用伴唱機等相關資訊。也會上傳有哪些客戶須特別注意的資訊，宴會整體狀況比以前好上許多。
管理全部店舖共有巴士的「接送巴士聊天群組」
聽說「接送巴士」也是透過ChatWork預約。
稻見：是的。整個集團共用1台巴士。設置1人負責管理巴士預約，並且公佈巴士行駛規定等，就是要「力求徹底做好接送工作」。
有人預約接送時，會以「A家要接送的內容」為標題，向巴士司機告知迎接時間、地圖、人數等詳細資訊。能將單向通行和巴士無法進入的道路等資訊加入地圖檔案內，之後再上傳更新也是使用ChatWork的好處之一。
減輕人際關係方面的壓力，進入公司後不久就離職的員工急遽減少
對公司來說，ChatWork是什麼樣的工具呢？
稻見：它是溝通、人際關係的潤滑油。例如，改善了員工的離職率。
幾乎沒有人員在獲僱用為正式員工後，約半年左右就離職的。人員整體離職狀況明顯和以前不同。
離職率為什麼能獲得改善？
稻見：這是使用ChatWork的成果，管理階層能有餘裕地觀看全體人員的狀況。
下屬有煩惱的事情時會聯絡上司，上司也能夠追蹤下屬工作是否順利。使用ChatWork後，我就不曾在現場大發脾氣。其他幹部同樣也做得到，公司更容易推動全部的業務和專案。
到目前為止，詢問「狀況如何？」 時，即使是輪第一班的員工，也可以搶先報告。ChatWork是收集資訊的工具，同時也是人際關係的潤滑油，減輕了全體員工的壓力。
幹部4人的業務量壓縮至182天，有時間投入投資活動內
ChatWork對經營有什麼幫助？
稻見：它是溝通、人際關係的潤滑油。例如，改善了員工的離職率。
幾乎沒有人員在獲僱用為正式員工後，約半年左右就離職的。人員整體離職狀況明顯和以前不同。
離職率為什麼能獲得改善？
稻見：對經營最大的影響，就是減少管理階層的業務量，讓他們有時間投入投資活動內。
我1天會花4～5小時看電子郵件，但相同的內容透過ChatWork，只要2小時就可以看完。使用電子郵件的話，在一大堆電子報等郵件內，可能埋藏著重要的資訊。使用ChatWork，就不必花費時間找出重要的資訊了。
討論人事制度時，會邀請社會保險勞務士加入聊天群組。以往和外部人員交流時，通常我必須擔任窗口，向公司內部傳達聽到的內容，但創設聊天群組後，許多成員能夠瞬間共享資訊，我不必再做傳達的工作了。
稻見：正因為如此，我1天可以省下3小時，也能夠集中處理業務。其他幹部也一樣。這樣算下來，4個人處理業務的天數為1年182天，每一人只有45天，提升了業務的效率。而這一點也和營業額成長息息相關。
營業額和去年相比成長120％，這都是ChatWork的功勞
在營業額成長這一部分，能否請您詳細說明一下？
稻見：第一點是提升業務效率後，能完成加倍的工作。以前能一次進行3個專案，但現在的我們已經可以同時進行6個專案了。
第2點是成功縮短時間，可以將自己的時間撥出1成，運用在和外界交涉的工作上。去年於LUCUA展店，明年度也計劃開設新店舖。
能將時間使用在對外交涉上，對公司帶來很大的影響。去年的營業為前年的120％，今年營業額預期可以再次成長120％。
最後，有什麼話想對餐廳的經營者說嗎？
稻見：託ChatWork的福，連距離總部遙遠的店舖都能注意到它的狀況，讓我們更加積極推行展店計劃。將省下來的1成業務時間轉換成機會，最後營業額增加了20％。ChatWork對餐廳而言，是能幫助自己縮短時間、促進溝通和提升營業額的好工具。
照片內的人員由左至右為統籌管理人員 小林正和先生／代表董事社長 稻見育大先生／管理部 坪井弘美小姐
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