規模達到400人的活動「TEDxKyoto」非常成功。經營方面的志工們利用ChatWork，作為「專案管理、聯絡的方式」。在此詳細詢問經營上如何運用ChatWork。
TEDxKyoto
TEDx是在全球各地舉辦，有著和TED主體相同風格的活動。由通過TED審核的團體，依據TED精神獨自經營。「x」代表獨自經營（x = independently organized event）。TEDxKyoto是株式會社Hatena代表董事近藤淳也，和立命館大學任教的Jay Klaphake，聯手於2011年創立，並在2012年9月16日舉辦第一次的活動。（取材時間：2012年10月）
總策展人 大阪大學・工學研究科 副教授 金谷一朗先生知識的活動「TED」和西日本規模最大的「TEDxKyoto」
走在世界先端的思想家和執行家在「TED」分享經驗
金谷：TED是以「推廣新思惟（Ideas Worth Spreading）」為理念的非營利團體，每年在加州Long Beach舉辦TED Conference。走在世界先端的思想家和執行家們在TED演講18分鐘，分享自己的人生、體驗。之後，能在TED.com免費收看演講。演講者有比爾蓋茲（Bill Gates）、理查布蘭森（Sir Richard Branson）、飛利浦史塔克（Philippe Starck）等。
能在全球各地，體驗和TED相同風格活動的「TEDx」
金谷：TEDx是在全球各地舉辦，有著和TED主體相同風格的活動。由通過TED審核的團體，依據TED精神獨自經營。「x」即代表獨自經營（x = independently organized event）。
2012年9月16日、第1屆「TEDxKyoto」非常成功！
金谷：TEDxKyoto是株式會社Hatena代表董事近藤淳也，和立命館大學任教的Jay Klaphake，聯手於2011年創立，並在2012年9月16日舉辦第一次的活動。講師陣容只有豪華可言，有演講權威大師Garr Reynolds、宇宙電波工學學者的京都大學校長松本紘、芥川賞作家的平野啓一郎、社群媒體推廣者熊坂仁美等，總共21名。報名聆聽演講的人數超過300人，經營方面的志工超過100人，總參加人數超過400人的TEDxKyoto，是西日本規模最大的TEDx討論會。
TEDxKyoto的工作人員全部都是志工。
在Hatena近藤淳也的Twitter號召和大家口耳相傳之下，集結約100名志工的TEDxKyoto。
吸引了超過300人的聽講者，非常成功。經營方面的工作人員約100人，都是自願參加活動，有一半第一次參加，外國人比率佔3成左右
請問TEDxKyoto的營運組織架構為何。
金谷：TEDx是遵循總部TED Conference的指南經營。工作人員的組成也以TED理念「多樣性」為目標，讓外國人、女性佔有的比率超過3成。所以，在超過100人的經營相關工作人員之中，有3成為外國人。此外，有一半的人沒有舉辦過活動的經驗，而且工作人員職業種類繁多，有和尚、咖啡大師、建築家、企劃公司代表人、攝影師、照護人員、出版社人員、國中教職人員、學生、高中生等五花八門，而且年齡層範圍廣大，10歲世代～40歲世代都有。
整個營運組織是以創立者Jay Klaphake為首，設置「經營小組」、「傳播小組」、「製作小組」3個團隊。我擔任「表演小組」的核心領導人，負責指揮制定節目和製作看板的設計事務、從舞台裝置涵蓋到影像製作的表演事務、選擇演講者的策展事務。全部都是由志工負責事務的TEDxKyoto，是各領域專家和學生真心熱情參與的「成人文化祭」。
（左側）TEDxKyoto講師之一的演講權威大師Garr Reynolds
（右側）圍著創立者Hatena近藤淳也和立命館大學Jay Klaphake，歡喜慶賀活動成功的工作人員們
（左側）創業家&社群媒體推廣者的熊坂仁美
（中間）參加者對於京都才有的美輪美奐的表演讚嘆不已
（右側）超過300人的參加者專心聆聽演講
專案管理工具T(假名)使用困難，最終以失敗收場
在統一管理多達100人的志工時，專案管理上是採用什麼方法呢？
金谷：2011年10月成立組織，到我加入的2012年2月為止，是利用來自美國的專案管理工具T（假名）。不過，雖然只要了解IT就會使用，但對於其他人來說難以上手，我加入的時候，在使用T（假名）方面其實算是失敗的。
請問T（假名）失敗的原因是什麼？
金谷：我看過到目前為止輸入的內容後，認為正因為它是專案管理工具，所以大致上已經決定好哪一個地方要輸入什麼內容了，對於不習慣舉辦活動的人來說，會覺得很難使用。而且，大家各自用自己順手的Skype和Facebook等工具交換資訊後，只將結論輸入至T（假名），反而會因為不知道為何出現這個結論感到不安。T（假名）失敗後，主要利用社群網路服務，但畢竟不是專為工作設計的工具，常常會漏掉訊息。
不管是什麼職業，不必他人教導就能使用ChatWork
請問開始使用ChatWork的契機是什麼？
金谷：我檢驗過多個可以作為經營工具使用的工具軟體後，最後才開始使用ChatWork。經營工具必須具備有英語版本、能連結工作和承辦人、決定期限、有iPhone用版本等條件。拿來比較的軟體有G、C、E、R（全部都是假名）等。正在思考哪一款軟體「哪裡不適合」「有什麼不同」時，忽然想到自己有ChatWork的帳號，於是成員4人之間開始使用ChatWork。
在使用ChatWork的過程中，發現後面才加入的成員，也能夠取得目前為止所有的資訊。因此，我從自己領導的3個小組中，選出「表演小組」開始使用ChatWork，之後3個小組、全部約40人的工作人員開始使用ChatWork。會話一開始是使用日語，中途才轉換成英語。
ChatWork和其他工具相比，設計偏於簡單，所以初期對它沒有太大的期待，但現在回想起來，它的確是各種不同立場的人，不必他人教導，就可以理解使用方式的軟體。
重點就是時間軸只有1個，簡單易懂。只要讀取，頭腦就可以整理事件始末！
既然其他的工具NG，那為什麼誰都可以使用ChatWork呢？
金谷：我想是因為一個專案只有1個時間軸吧。對於1個工作只有1種輸入方式，初期看起來覺得是專案管理的缺點，但事實上卻剛好「相反」。當輸入的量到某個程度後，不維持1種輸入方式的話，人們的頭腦將無法追蹤訊息。證據就是只要由上往下，依序閱讀ChatWork唯一一條時間軸上的訊息，就可以「這是工作A」「這是工作B」這樣區分、理解工作內容。
也因為這樣，不會有遺漏工作內容的風險。我們人體的頭腦比專案管理工具優秀，比起四處分散閱讀專案管理工具刊載在指定位置的「時程」「工作內容」等大量資訊，經由唯一的1個管道觀看整個過程，更容易理解所有事情。
揮別推測。做到能看到整個過程的「討論透明化」
請問使用ChatWork後有哪些成效？
金谷：第1個就是縮短「掌握狀況的時間」。就算人數眾多，也能夠同時進行溝通，快速分享資訊，很少發生「那個檔案在哪裡？」等必要資料位置不明的狀況。電子郵件非常便利，但只要接受人數超過3人，往往容易操作失敗。ChatWork是比電子郵件、社群媒體還要好的工具。
第2個是透過「任務功能」讓自己的工作更明確，能夠毫無疏漏執行完工作。當準備活動最後的期限逼近時，我常有將近100個任務。決定「任務超過108個的時候開始處理！」，成為開始著手處理工作的指標。
工作「任務」化，只要按下完成鍵，就會向團隊所有全員通知完成工作。
圖片是完成「在Web 公開TEDxKyoto影片」此任務後，成員在ChatWork上表達高興的樣子
金谷：第3個就是「變輕鬆」。所謂的輕鬆，極端說來，就是使用ChatWork公開小事情。當決定好1個事項時，第3人不必自行想像到決定為止之前的過程和討論內容。同時使用T（假名）和社群網路服務時，各自在社群網路服務上討論，之後將結論輸入至T（假名）的方式，除了討論的當事人外，其他人沒有辦法了解到產生結論為止的整個討論過程。所以，不管是誰，都會想著為什麼會有這個結論？對結論感到困惑。
另一方面，ChatWork是在1個時間軸上面，討論1個專案。有結論之後，利用「任務功能」分配工作給承辦人員。因此，只要依順序閱讀時間軸上的事，就可以了解整個經過，讓討論透明化。由於我們是由人員自願參加，偏向志工的團體，總是會有方便參加、無法參加的時候。就算中斷追蹤資訊，也可以了解事情經過，只要閱讀完所有資訊，就可以追趕上大家，這項優點真的非常有用。
「只要一想到沒有ChatWork，就會嚇出一身冷汗。」
在經營TEDxKyoto上，如果沒有ChatWork的話會變成什麼樣子？
金谷：只要一想到沒有ChatWork，就會嚇出一身冷汗。我覺得使用其他工具，只會再次面臨到失敗。就算畫好甘特圖，當無法依照預定計劃進行時，修正將是一個大工程。
相較於此，ChatWork則是「對於使用方式的規定寬鬆」，所以能持續使用下去。在TEDxKyoto誰都會思考「為什麼？」認真處理工作，也非常堅持想使用的機械材料、想要有的表現成果等。進行前述工作的時候，在ChatWork上提出「攝影師要怎麼處理？」「工作人員要怎樣標示比較好？」「第3個影片編輯完畢」等，雖然只是閒聊，但代表著完成了己方團隊先前設立的高目標。ChatWork對於使用方式的規定寬鬆，自由度也非常高。
以一句話形容，就是「只畫好格線的筆記本」。其他服務會限制輸入資訊的位置，但ChatWork卻不會這樣。這種「使用方式寬鬆」正是能夠長期持續使用ChatWork的原因。
ChatWork使用範圍廣泛，跨越了職業、年齡的界線。
完成了決定演講者和舞台裝飾等大量的工作任務
堅持每一項機械材料，透過相互聯絡，實現自己的堅持
「TEDxOsakaU」等其他TEDx團體也開始使用ChatWork
最後請向經營活動相關的讀者給予幾句勉勵。
金谷：ChatWork擁有
- 通知快速（可當作佈告欄使用）
- 可以回應（能針對特定輸入內容發表意見）
- 可閱讀（全體參加人員只要依時間軸閱讀資訊，就可以共享資訊）
等特色，非常適合使用在管理活動上。擁有可以用Facebook帳號登入，門檻低，以及能在ChatWork上播放YouTube影片等多個貼心、有助於舉辦活動的功能，使用愈久，愈可以感受到它的好處。現在連「TEDxOsakaU」等其他TEDx團體也開始使用ChatWork。ChatWork和IT能力強、弱無關，是任何人都能學會、使用的活動管理工具。
（右側）活動結束後，對於活動成功感到歡喜的志工們
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