目次
- 前言
- 抓住重點：製作資料＆口頭發表
- 善用數據：聯想力也是一大重點
- 提前設問：向自己提出疑問
- 總結
前言
時常為會議傷腦筋嗎？
有時候明明已經準備地很徹底，卻無法在重要時刻發揮實力...
好不容易有了很好的點子，卻不能準確表達...
抑或是想發表的內容雖然又多又豐富，但卻難以吸引眾人的注目……（嘆氣）
欣妤以前還在日本工作時就曾因為這些事情而處處碰壁，身在他鄉、使用異國語言與同事們溝通本身就不容易，想準確表達自己的理念實在很困難。今天欣妤想從自己過去的經驗出發，和各位分享走過這麼多年風風雨雨（？）整理出的幾個會議小技巧，希望能對各位有幫助。
表達是一門看似很基礎、卻又特別困難的技術，除了要有堅定的理念及充分的內容外，設想聆聽者的感受更加重要。找到準確的傳達方式，才能讓理念順利地穿透靶心。
建議在會議開始前先準備兩份資料。
一份是30秒左右就能閱讀完的講稿，等於是給自己的小抄，發表時隨時瞄它，就可以掌握進度和重點，讓報告不再天馬行空。
另一份則是給大家看的簡報（如果有需要的話），簡報的製作要領除了要讓視覺上清楚、舒服外，更要簡單明瞭，切記「少即是多」的原則，簡報是用來方便聽眾整理、記憶用的，有些話只需口頭講過就好，不需全都放在簡報上，否則就變成演講稿啦……。
有關簡報的製作技巧，可以參考之前的文章：「永久保存版！專業設計師傳授，讓PPT出現驚人改變的3個小撇步！-ChatWork資料案例-」
沒有什麼是比開門見山更有效的說話技巧了。請從結論開始說明吧。
特別是想要提案或是發表意見時，與其拐彎、鋪陳的冗長前言，還不如直接了當地說出整段話的重點，讓聽眾更能迅速進入狀況，不但能加快會議的效率，還能給人有條有理的感覺。
在會議中發言時，只要謹記以重點開頭、重點結尾的說話方式，相信就能有效率又準確地將意見表達了。
一場會議裡除了可能有來自各部門、不同專業的同事外，還有資深的高階主管們，要如何發表才能讓同事和前輩們信服呢？
可以在資料準備階段時預先複習並記下幾組關鍵的數據，一方面能讓報告內容更加完備，另一方面也能讓自己的發言更具可信度。利用這些數據幫自己背書，偶爾適時在討論間提出已查詢的相關資料，可以讓自己在眾人面前更亮眼，展現出色的專業態度。
除了數據以外，聯想力也很重要，發表提案時別忘了事先調查公司內部或其他企業是否已有相關案例及可借鏡之處。研究過去經驗後再發表提案，能展現自己的好學與靈活的聯想力，並表達對前人們的尊重，讓前輩們刮目相看，更願意聆聽。
準備報告內容及發表意見時，別忘了做好最後統整（自問自答），發表前先重新複習一遍自己所製作的資料，針對每一部分的重點試著提問看看，設想會議中的聽眾們有可能說出的問題及意見，再次整理、補足發表內容，避免發表到一半被提問打斷時手忙腳亂的窘況。
欣妤以前還在日本工作時就曾因為這些事情而處處碰壁，身在他鄉、使用異國語言與同事們溝通本身就不容易，想準確表達自己的理念實在很困難。今天欣妤想從自己過去的經驗出發，和各位分享走過這麼多年風風雨雨（？）整理出的幾個會議小技巧，希望能對各位有幫助。
1.抓住重點
表達是一門看似很基礎、卻又特別困難的技術，除了要有堅定的理念及充分的內容外，設想聆聽者的感受更加重要。找到準確的傳達方式，才能讓理念順利地穿透靶心。
製作資料時
一份是30秒左右就能閱讀完的講稿，等於是給自己的小抄，發表時隨時瞄它，就可以掌握進度和重點，讓報告不再天馬行空。
另一份則是給大家看的簡報（如果有需要的話），簡報的製作要領除了要讓視覺上清楚、舒服外，更要簡單明瞭，切記「少即是多」的原則，簡報是用來方便聽眾整理、記憶用的，有些話只需口頭講過就好，不需全都放在簡報上，否則就變成演講稿啦……。
有關簡報的製作技巧，可以參考之前的文章：「永久保存版！專業設計師傳授，讓PPT出現驚人改變的3個小撇步！-ChatWork資料案例-」
口頭發表時
特別是想要提案或是發表意見時，與其拐彎、鋪陳的冗長前言，還不如直接了當地說出整段話的重點，讓聽眾更能迅速進入狀況，不但能加快會議的效率，還能給人有條有理的感覺。
在會議中發言時，只要謹記以重點開頭、重點結尾的說話方式，相信就能有效率又準確地將意見表達了。
2.善用數據
一場會議裡除了可能有來自各部門、不同專業的同事外，還有資深的高階主管們，要如何發表才能讓同事和前輩們信服呢？
可以在資料準備階段時預先複習並記下幾組關鍵的數據，一方面能讓報告內容更加完備，另一方面也能讓自己的發言更具可信度。利用這些數據幫自己背書，偶爾適時在討論間提出已查詢的相關資料，可以讓自己在眾人面前更亮眼，展現出色的專業態度。
除了數據以外，聯想力也很重要，發表提案時別忘了事先調查公司內部或其他企業是否已有相關案例及可借鏡之處。研究過去經驗後再發表提案，能展現自己的好學與靈活的聯想力，並表達對前人們的尊重，讓前輩們刮目相看，更願意聆聽。
3.提前設問
準備報告內容及發表意見時，別忘了做好最後統整（自問自答），發表前先重新複習一遍自己所製作的資料，針對每一部分的重點試著提問看看，設想會議中的聽眾們有可能說出的問題及意見，再次整理、補足發表內容，避免發表到一半被提問打斷時手忙腳亂的窘況。
總結
各位覺得如何呢？會議是一門需要許多經驗來磨練的學問，想成為會議達人是難以速成的，但有一些小技巧，若從現在開始徹底養成習慣，相信會有所進步的，欣妤目前也還在努力學習中。
每一次會議都是一次新的挑戰、新的進步機會，就讓我們一起加油，朝著會議達人之路邁進吧（熱血沸騰）！
林欣妤
大學畢業後赴日工作，期間學習了日本政府推行的工作方式改革的概念，返台後從事過科技業、廣告業。
目前正在 ChatWork 活用過去經驗，向台灣企業介紹工作方式改革與其實踐的方法。
加欣妤為好友 😀
全世界已經有超過 160,000 企業正在開始改變工作方式
因應時代潮流、借鏡日本，和我們一起提早做好準備
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