2018年5月22日 星期二

小團隊更需要沒有壓力的文字溝通,享受不被打擾的專注環境


鑫威資訊股份有限公司
產業類別:軟體服務業
企業規模:7 名
採訪對象:行銷經理 Christine 小姐


鑫威資訊股份有限公司是位於宜蘭科學園區的CAE軟體代理商。透過"Think Ahead"的設計思維與方法,以智慧的方式預先思考,以CAE(電腦輔助工程分析)軟/硬體為工具,為顧客設計帶來新思維。此篇案例受訪者為Christine小姐。



請問當初是如何得知並且決定使用ChatWork的呢?


鑫威資訊是一間七人的小公司,同事都處在相同的辦公室,談話非常方便。正因為互相交談的便利性,直接的談話經常打斷同事的工作步調。曾經考慮使用Line通訊軟體,但畢竟Line的好友及群組眾多,要搜尋同事或討論工作較會受到干擾,因此資訊部同仁上網搜尋適合的軟體。比較過幾種不同的軟體後,選擇了操作簡單的ChatWork。

ChatWork:那麼是老闆決定並發布全公司今天開始就使用ChatWork嗎?

鑫威 Christine小姐:沒有,是我們(員工)希望大家都停止用Line,改用ChatWork把工作和私人分開。

ChatWork:!!!怎麼有這麼開明的老闆?在台灣大部分公司都是老闆決定的!

鑫威 Christine小姐:對啊,我們老闆很重視員工的想法,以及願意接受新的知識或產品(驕傲)

許多使用者留言反應很希望公司一起切換成ChatWork,但是老闆偏好使用Line。其實老闆或許不在意使用私人的聯絡方式,但是一定會在意檔案的永久保存和訊息自動備份這兩大特點。或許大家可以試試看這樣的說服方式!




ChatWork,email和電話的有沒有個別的使用方式?


使用ChatWork之後,公司內部email數量驟降了。因為工作需要頻繁地交流文件,過去仰賴email傳送,一個檔案發一封郵件,標記主旨,書寫內容,等待同事確認回覆。一收一發小小的動作累積了同事工作上的困擾與壓力,往後尋找歷史內容也不方便。現在這類的確認都可以改上傳到ChatWork,溝通簡單,閱讀也方便。

以鑫威資訊來說,email的溝通當然還是會使用,但是用途為對外聯絡;對內使用email,則為重要事項的公布/正式的通知,或是重要的文件,而非一來一往細節的溝通。當email只有主旨與內容明確的信件做記錄時,我們在搜尋上也更容易了。


ChatWork最便利的功能是什麼呢?


鑫威資訊選擇ChatWork作為公司內部的通訊軟體最大的原因在於內建的工作管理。

鑫威資訊 Christine小姐:我們公司的工作管理有兩種使用模式,第一是老闆發工作給員工。老闆想到一個工作,會直接指派,員工也很清楚明瞭有個任務需要在期限內完成。第二種模式是記錄自己的工作。無論是接收指令再執行,或是自己的工作目標,當同事間彼此工作有默契之後,大家都知道下一個動作,於是使用工作管理記錄下來,是為了讓工作清單可視化。群組上標誌工作可以選擇「顯示大家的工作」和「只顯示自己的工作」,查看做篩選的功能也很方便。



公司內部有沒有有趣的群組可以分享呢?


除了全體員工的工作討論群組之外,另一個是午餐的討論群組。

午餐的群組是讓同事能輕鬆討論午餐的選擇;而工作討論的群組主要還包含資訊部的系統維護公告。由於鑫威資訊並非只是一般的CAE軟體代理商,而是全台獨有LS-DYNA Linux MPP系統建置能力,與LS-DYNA模擬分析專業技術的公司。因此,資訊部需要頻繁地對系統作維護,並發送公告和訊息,與研發工程師有順暢的溝通。

至於一些屬於專案的工作,目前大多是同事一對一視窗討論,也許未來團隊更加龐大時,可以獨立出專案的群組。總之,現在每位同事上班時,都會開著ChatWork討論工作!




瞭解更多鑫威資訊的服務內容


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